Координатор отдела продаж

Для нашего клиента, крупного фармацевтического игрока, ищем координатора отдела продаж

Задачи:

Travel-поддержка:
— Администрирование системы «Смартвэй» для управления поездками: добавление и удаление пользователей, настройка регламентов, помощь в бронировании, обучение работе с платформой, ведение актуальной базы сотрудников, внесение данных КОЛ по запросу.
— Оформление виз для сотрудников отдела продаж.
— Организация поездок для отдела продаж

Оформление авансовых отчётов по командировочным, общехозяйственным и представительским расходам.

Организация внутренних и общекорпоративных мероприятий
— Сбор коммерческих предложений по поручению Директора по продажам.
— Оформление и согласование заявок на тендер и РО по проектам отдела продаж.
— Полная подготовка цикловых конференций и региональных встреч в рамках выделенного бюджета.
— Проведение мероприятий для Совета Директоров «под ключ».
— Соблюдение сроков подготовки и сдачи отчётных документов по мероприятиям.

Документооборот в зоне ответственности (MICE, travel, проекты по запросу руководителя)
— Взаимодействие с организаторами мероприятий: подписание рамочных договоров, ТЗ, актов и других документов.
— Контроль соответствия договоров внутренним процедурам и политикам компании.
— Консультация сотрудников отдела продаж по вопросам оформления документов с организаторами.
— Проверка документов на соответствие требованиям, внесение данных о мероприятиях в бюджетный файл, контроль отчётности, отслеживание подписания бумажных и электронных документов, контроль получения закрывающих документов, внесение аналитик для оплаты.

Контроль бюджета отдела продаж
— Оформление и согласование заявок на тендер и РО по всем проектам отдела.
— Анализ и контроль исполнения бюджета (кроме региональных мероприятий).
— Подготовка прогнозов для финансового отдела по графику.
— Соблюдение утверждённого бюджета с возможностью превышения не более чем на 10% при согласовании с Директором по продажам.
— Взаимодействие с финансовым отделом и РД для регулярной корректировки бюджета по статьям, подразделам и регионам.

Адвокат по авансовой отчётности отдела

— Своевременное обновление обучающих материалов.

— Проведение обучения сотрудников отдела продаж по работе с авансовой отчётностью в соответствии с СОП компании.

Что взамен:

• Работа из офиса 4 дня в неделю и 1 удаленно, с 9 до 18
• Метро Цветной бульвар

• оклад + годовой бонус по результатам работы
• страхование жизни с первого дня работы и ДМС после ИС (ДМС со стоматологией)
• после 1 года работы бесплатное прикрепление родственника к ДМС
• компенсация питания
• оплата больничного листа до уровня оклада до 10 дней
• возможность брать 3 оплачиваемых компанией дня в случае болезни (больничный без больничного)
• доступ к сервису скидок и привилегий Best Benefits по разным категориям: обучение, туризм, спорт, страхование и многое другое

Требования

Важен опыт в фармацевтической компании

• хороший уровень работы в excel (сводные таблицы)
• навыки работы с электронными системами документооборота (1С, ЭДО и пр.)
• опыт работы с входящей и исходящей корреспонденцией, регистрацией документов
• английский язык является преимуществом
• Если знакомы с подобным функционалом, откликайтесь