Административный координатор
Административный координатор
городская администрация Экибастуз
Описание вакансии
Обязанности:
Посмотреть контакты работодателя
- Организовывает ежедневную деятельность директора, включая составление расписания совещаний, встреч и командировок;
- Готовит и организовывает встречи с высшим руководством и представителями государственных органов РК;
- Обрабатывает внешнюю и внутреннюю корреспонденцию, связанную с официальными запросами государственных органов и других компаний;
- Обеспечивает выполнение решений руководства и своевременное информирование о текущем статусе работ и результатах;
- Готовит консолидированные данные по договорам, поступающим на рассмотрение директора;
- Изучает документы, корреспонденцию, объем работ до предоставления их директору;
- Обеспечивает контроль над предоставлением руководителями согласованных результатов в установленные сроки;
- Готовит необходимую информацию для совещаний и переговоров, участвует в составлении отчетов по таким совещаниям, фиксирует протокола совещаний в случае их записи на диктофон, и собирает аналитическую информацию;
- Составляет/координирует все незавершенные вопросы по результатам ежедневных совещаний с указанием сроков завершения и ведет контроль над предоставлением результатов;
- По запросу руководства выполняет письменный перевод корреспонденции и документации и осуществляет устный перевод переговоров, совещаний для директора с русского на английский и с английского на русский языки;
- Готовит консолидированные еженедельные и ежемесячные производственные отчеты, отчеты ЭКСКО, проверяет их;
- Обеспечивает своевременную обработку и перенаправляет запросы и документы через Directum Rx, ERP соответствующим исполнителям и заинтересованным лицам;
- Оказывает содействие Директору и руководителям в работе с государственными электронными порталами (epsd.kz, esf.kz, documentolog.kz, knp.kgd.gov.kz, sigex.kz, techreg.kz) и в части обработки заявок;
- Согласовывает с Директором и координирует посещения ГОКа потенциальными подрядчиками, представителями Компаний Группы и другими официальными визитерами; оформляет трансфер, координирует и организовывает совещания, встречи, переговоры с департаментами и структурными подразделениями КБЛ;
- Оказывает содействие сотрудникам компании в согласовании и получении ЭЦП для осуществления действий от имени Компании. Собирает заявления от специалистов, руководителей департаментов, прорабатывает заявки по назначению прав пользователей ЭЦП совместно с Главным Бухгалтером КБЛ;
- Работает с электронными системами документооборота и делопроизводства ERP, HR Portal, Oracle, Directum Rx;
- Отправляет заявки в Социальный Комитет Группы на оказание благотворительной помощи по социальным проектам Службы Взаимодействия с государственными органами и Отдела ОиР на рассмотрение;
- Запускает заявки на руководителей в непосредственном подчинении Директора в HR портале, ведет ростер руководителей для Директора;
- Координирует командировки директора, включая составление маршрута передвижения, бронирование билетов и мест проживания;
- Организовывает и координирует деятельность ОДО, решает сложные и конфликтные ситуации в работе специалистов по контролю документов, архивариусов;
- Высшее (или послевузовское) образование по соответствующей специальности;
- Опыт работы не менее 2 лет;
- Навыки продвинутого пользователя MS Office;
- Желательно иметь предыдущий опыт работы с системами Oracle, Directum иди аналогичной системе электронного документооборота;
- Умение распределять текущие задачи в команде, быстро принимать решения и выставлять приоритеты
- Месторождение Бозшаколь (Павлодарская область близ г.Экибастуз)
- Вахтовый метод работы (график 21/21)
- Медицинское страхование
- Проживание, питание, жд билеты