Ассистент операционного директора

Привет! Я Ира, операционный директор Wollmer, это бренд бытовой техники из Санкт-Петербурга. Нам 9 лет, 50+ человек в команде, выручка 1+ млрд. На этом хватит о нас.

Я ищу человека, который разгрузит мой ту-ду лист и мой мозг; возьмет на себя контроль моих задач и договоренностей; разгрузит с мелкими задачами. Описание вакансии будет длинным, приготовься.

Ищу, потому что у меня вот такие проблемы:

– Хаос в таск-менеджере. У меня примерно 250 тасков в битриксе, что-то из этого задачи; где-то я просто наблюдатель; где-то от меня требуется согласование на финальном этапе, но добавить меня решили сразу. 80% из всех тасков - проекты и их надо декомпозировать перед стартом. Тут нужна помощь и с декомпозом, и с приоритезацией, и с наведением порядка, и с постановкой задач другим людям.

– Некоторые важные и не очень задачи от коллег “зависают” на мне. Примерно 20% моих задач - от коллег. Я им нужна, чтобы дать какие-то вводные, сориентировать, подсказать, обозначить позицию компании в каком-то вопросе и пр. Мне дико стыдно, но я тупо не могу до этих задач добраться, по разным причинам, в том числе из-за хаоса в таск-менеджере.

– Хаос в договоренностях с кем-либо. Каждый день у меня 5+ встреч. Я люблю важные встречи и люблю помогать людям. Поэтому расшифровку каждой моей встречи надо прогонять через нейронку и спрашивать “Что обещала Ира?”. Ну и дальше вносить всю нужную информацию в соответствующие места.

– Сложности в контроле тысячи моментов. Тут есть что-то регулярное, например, в начале месяца надо проконтролировать, чтобы руководители отделов внесли планы в нужную табличку; чтобы обновилась себестоимость продуктов; что все подготовились к планерке и пр.

– У меня есть план на квартал по важным проектам. Их я реализую при помощи других руководителей и важно контролировать, чтобы все делалось вовремя.

– У меня есть планерки с моими сотрудниками, там мы обсуждаем их планы и прочее. Нужно контролировать, чтобы все задачи были поставлены в битрикс, и были своевременно выполнены. В общем, контролировать надо тысячу моментов.

– Нет времени на простую операционку. У меня есть задачи, с которыми можно справиться без меня и я с радостью их делегирую. Ну и работу с презентациями, когда готовлюсь ко встречам, с табличками и пр, тоже отдам в надежные руки. К типовым задачам напишу нужные инструкции и пр., или записать голосовое как именно сделать. Я ищу человека, который поможет мне во всем, что я перечислила выше.

Примеры задач:

– Ассистент гендира скинула 3 больших документа, в которых перечислены требования к каким-то отделам/позициям. Задача проанализировать все это, понять, что уже в работе у меня, а что - нет; непонятные задачи без фактуры попросить дополнить; закинуть в бэклог все нужное.

– Меня добавили в задачу, в которой 71 развернутый комментарий. Мне изучать это некогда. Нужно, чтобы ты вник, дал мне короткую выжимку, поставил отдельную задачу именно на то действие, которое мне необходимо совершить;

– Подготовить шаблон таблицы для целей отделов на месяц;

– Собрать к планерке с руководителей отделов планы и цифры по нужным метрикам;

– Собрать с людей фактуру, которая требуется для решения какой-то моей важной задачи и принести ее мне в удобоваримом формате.

Ты подойдешь, если:

– Включаешь голову перед тем как начать выполнять задачу и в процессе. Ну и в целом по жизни ));

– Тебя не нужно менеджерить, ты сам себе контролер;

– Ты ответственный. Сказал, что успеешь до встречи собрать фактуру – успел;

– Ты вежливый. Я очень вежливая и поддерживаю нормальные рабочие отношения со всеми коллегами. В каком-то смысле ты будешь моим представителем и мне важно, чтобы коммуникация с тобой была ок.

– Пользуешься хотя бы минимально chat gpt (проверяешь документы с ним; коннектишь несколько отчетов в одном и пр), но жестко его проверяешь. Он может ускорить работу, но истиной в последней инстанции не будет, наверное, никогда.

– Ты быстрый. У меня есть нетерпимость к медлительности.

– Ты проактивный. Например, ты видишь, что каждую неделю в определенный день я прошу тебя собрать одни и те же данные. Ты в какой-то момент начинаешь играть на опережение и сам начинаешь в этот день приносить мне данные, без моей просьбы. Или видишь, что у меня в туду листе лежат какие-то задачи, с которыми ты на четверку готов справиться - приходишь и предлагаешь помощь. Или ты видишь, что я часто делаю какую-то механическую работу своими руками. Ты выяснишь, че каво и сходишь в гпт, напишешь промпт под эту задачу, чтобы ее автоматизировать.

Что предлагаю:

Доход: от 80 000 ₽ на руки, точную сумму я не смогу назвать, готова выслушать тебя.

График: 5/2 с 10 до 19, по времени можно подвинуть. Гибрид: минимум 3 дня в офисе, остальное можно удаленно.

Офис в 10 минутах медленной ходьбы от ст. м. Василеостровская.

Адекватных коллег и нормальный стиль управления, без авторитаризма и диктатуры.

Будет здорово, если в сопроводительном ты расскажешь, почему решил откликнуться на эту вакансию