Администратор офиса (Ресепшионист)

О фирме:

Dentons – крупнейшая в мире юридическая фирма, предоставляющая полный спектр юридических услуг. Dentons входит в число лидеров рейтинга ведущих юридических брендов мира, составленный Acritas, получила награду BTI Client Service 30 Award, а также – высокую оценку деловых и юридических изданий за инновации, включая создание Nextlaw Labs и Nextlaw Global Referral Network. Dentons предоставляет юридические услуги международным и местным корпорациям, банкам и другим финансовым институтам, фондам прямых инвестиций, стартапам, государственным предприятиям, частным лицам и некоммерческим организациям.

В Узбекистане, Dentons представлен ташкентским офисом «Dentons Tashkent» и консультируют клиентов уже более 20 лет.

Dentons Tashkent занимает лидирующие позиции в сфере строительства и недвижимости, энергетики, инфраструктуры и ГЧП, налогообложения, банковского дела и финансов, корпоративных вопросов, слияний и поглощений, трудовых отношений и разрешения споров.

Dentons – международная юридическая фирма, в которой особое внимание уделяется качеству услуг и профессионализму всех сотрудников вне зависимости от должности.

Мы обеспечиваем перспективные условия работы, позволяющие сотрудникам реализовывать собственный потенциал, профессионально расти и вносить собственный вклад в успех и развитие фирмы.

dentons.com

КОГО МЫ ИЩЕМ:

Должность: Администратор офиса (Receptionist)

КРИТЕРИИ ДОЛЖНОСТИ:

Продолжительность испытательного срока: 3 месяца

Режим работы: с 09.00 – 18.00 (полный рабочий день) Суббота и Воскресенье – выходные дни.

ВАЖНО: Просим учесть, что Администратор офиса является лицом фирмы, это первый человек, которого встречают наши клиенты и сотрудники. Кандидат должен быть ответственным, добросовестным и дисциплинированным.

ТРЕБОВАНИЯ К КАНДИДАТУ

Образование, специальность: Полное высшее

Обучение в первые месяцы работы будет. Также, у сотрудника будет напарник.

Знание ПК (Офисный пакет, графические программы, языки программирования):

Обязательно:

• Знание (свободное и быстрое) работы в Microsoft Word, Excel, Power Point и т.д.
• Знание (свободное и быстрое) работы с Электронной почтой, особенно Microsoft Outlook.
• Знание и умение осуществлять поиск информации в Интернете (через Google Chrome, Internet Explorer и т.д.)
• Знание по бронированию номеров, авиа – и ж/д билетов, организация трансферов и т.д.
• Важный критерий: желание учиться, коммуникабельность

Будет плюсом: Знание графический программ и умение подготовки документации для тендеров и т.д. (архивирование, сшивание).

Знание иностранного языка, степень владения языком:

Обязательно:

• Русский язык (обязательно, свободное владение, умение на нем работать (грамотно говорить, писать и читать).
• Английский (обязательно, свободное владение, умение на нем работать (грамотно говорить, писать и читать).

Желательно:

• Узбекский язык (желательно, минимум средний уровень).

Обязательно ли наличие опыта работы в конкретной отрасли: Желательно, в сфере администрирования офиса (секретарские обязанности).

ЧЕМ ПРЕДСТОИТ ЗАНИМАТЬСЯ:

Основные обязанности специалиста, цели и задачи должности:

Телефонные звонки, фиксирование и передача служебной информации сотрудникам фирмы, координация времени провождения встреч, проходящих в офисе;

Ведение документооборота фирмы: обеспечивать прием и отправку входящей и исходящей корреспонденции (регистрировать, вести учет, хранить, архивировать документы);

Ведение и координация Реестра исходящей и входящей корреспонденции. Выдача исходящих номеров для исходящей корреспонденции (письма, запросы, заявления и т.д. от имени фирмы);

Выполнение копировально-множительных работ и подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности фирмы (распечатывать, сканировать, копировать, подготавливать дубликаты и т.д.);

Встреча и обслуживание гостей/клиентов фирмы;

Организация трансферов;

Организация, бронирование конференц-залов для встреч и совещаний (материально-техническое обеспечение, оповещение сотрудников о времени и месте проведения, повестке дня), а также осуществлять контроль за чистотой и порядком в данных комнатах;

Координация и сотрудничество с Поставщиками и Консультантами фирмы, включая, но не ограничиваясь: работа с Нотариусом и переводчиками, покупка и бронирование авиа- и ж/д- билетов, бронирование и организация проживания в гостиницах для сотрудников фирмы и гостей (по поручению сотрудников), координация и организация приема, учета, хранения и выдачи всех товаров и услуг принятых от поставщиков; оформление всей необходимой документации с поставщиками и консультантами; приобретение товаров (продукты питания) и т.д.;

Контроль за чистотой и гигиеной в помещении офиса, конференц-залов;

Администрирование офиса: координация наличия и сохранения в исправном виде всех необходимых материалов, инструментов и ресурсов для работы Офиса и сотрудников; обеспечение фирмы продуктами питания, необходимыми канцтоварами, обеспечение необходимыми хозяйственными товарами, контроль за чистотой в помещениях офиса);

Обеспечение телефонной связи в офисе и мобильной связи для работников;

Предоставление в бумажной форме документов по клиентским расходам (почтовые расходы, расходы по переводу, оплата пошлин, услуги Нотариуса и т.д.);

Организация Видео-конференций через ZOOM и другие программы;

Редактирование и «proofreading» документов, помощь юристам: проверка, считка, редактирование и форматирование переводов, подготовленных другими сотрудниками, для обеспечения единообразия терминологии и стиля документа;

Подготовка проектов писем, запросов и других документов (включая электронно);

Осуществление переводов документов;

Проверка наличия канцелярских принадлежностей в конференц-зале(ах) и у сотрудников;

Осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания (не лично, посредством помощи другого сотрудника и после получения согласия менеджера по подбору персонала);

Выполнение других заданий по другим административным вопросам.

Необходимые профессиональные навыки:

• Быстрота в работе
• Учиться новому и слушать/слышать коллег. Не заниматься самодеятельностью.
• Умение отвечать на телефонные звонки, отправлять и получать письма (электронные и неэлектронные)
• Умение отправлять и получать письма/уведомления через Факс
• Умение встречать гостей, готовить кофе и чай
• Оформлять письма, документы, требуемые для администрирования офиса (через курьерские службы и по почтовой связи).
• Умение вести делопроизводство и документооборот.
• Вести сотрудничество со всеми поставщиками офиса
• Грамотность и «Шустрость»
• Чистоплотность и гигиена (обязательно)
• Умение следить за чистотой и достатком гигиенических средств на кухне и в уборных комнатах.
• Хорошая память, высокая пунктуальность, аккуратность и внимательность в работе
• Соблюдение дресс-кода (smart casual)
• Быстро понимать информацию, в случае непонимания переспросить и уточнить все досконально
• Исполнительность
• Добросовестность

Личностные, человеческие качества, психологическая характеристика:

• Всегда презентабельный вид
• Энтузиазм, желание работать, развиваться и учиться
• Не бояться сделать ошибку
• Профессионально воспринимать критику
• Энтузиазм и желание в развитие фирмы
• Дружелюбие
• Коммуникабельность
• Гибкость в общении
• Доброта и уважение
• Порядочность
• Высокая аккуратность и внимательность
• Честность
• Простота
• Легкость
• Тактичность и умение коммуницировать
• Воспитанность
• Исполнительность

Что мы не потерпим:

• Сплетни;
• Создание интриг;
• Грубое отношение;
• Отсутствие дисциплинировнности и пунктуальности;
• Нечистоплотность;
• Лицемерие и обман;
• Безответственное отношение к работе;
• Невоспитанность.

Что мы предлагаем:

• Работу в сильной и вовлеченной команде, в центре столицы, в новом современном здании;
• Обучение по разным направлениям;
• Профессиональное развитие и рост.