Административный помощник директора филиала

Южно-Сахалинск, Курильская улица, 40

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Организация и поддержание функционального рабочего пространства офиса компании, заказ канцелярии, воды и т.д;
Поддержание порядка на кухне и в офисе;
Контроль уборки в кабинете директора;
Участие в организации корпоративных мероприятий;
Замена личного помощника генерального директора на время отпуска/болезни;
Прием гостей и посетителей руководителя, организация встреч, переговоров;
Обработка первичной документации (формирование архива первичных документов, отправка документов заинтересованным лицам);
Отправка и получение отправлений почтой РФ, курьерской службой, самостоятельная доставка в рамках офиса;
Регистрация входящей/исходящей корреспонденции;
Организация подписания документов;
Запрос и получение первичной документации у поставщиков/подрядчиков/заказчиков;
Контроль правильности формирования, хранения документов;
Ведение реестров документации компании в программах МS Office;
Подготовка административных писем;
travel-поддержка (Организация командировок для сотрудников (заказ ж/д, авиабилетов, бронирование гостиниц);
Выполнение иных оперативных поручений руководителя.

Требования:

Высшее образование (приоритетом будет экономическое/юридическое направление)
Грамотная письменная и устная речь;
Обучаемость, умение работать в команде;
Способность работать в режиме многозадачности;
Хорошая память, готовность работать с большим объемом информации;
Базовые знания первичного документооборота;
Владение стандартными программами MS Office; хорошее знание принципов документооборота и движения документов (протоколы, договоры, приказы, акты, счета, счета-фактуры, письма, служебные записки);
Навыки системного подхода в выполнении поручений (организованность, приоритет и контроль исполнения) обязательны;
Ответственность.