Помощник руководителя

Обязанности:

1. Делопроизводство и документооборот

· Регистрация, учёт и контроль входящей и исходящей корреспонденции (письма, счета, договоры).

· Подготовка, оформление и регистрация внутренних приказов, распоряжений и другой организационно-распорядительной документации.

· Формирование и ведение номенклатуры дел, архива документов.

· Контроль сроков исполнения поручений, связанных с документами.

· Подготовка и контроль проведения общих собраний компании.

2. Административно-хозяйственная деятельность (АХД)

· Обеспечение офиса расходными материалами (канцелярия, бумага, вода, хозтовары), контроль запасов и своевременный заказ.

· Организация ремонта и обслуживания офисной техники (принтеры, МФУ, компьютеры) — вызов специалистов, контроль выполнения.

· Взаимодействие с арендодателем (коммунальные платежи, акты, решение текущих вопросов по аренде).

· Контроль исправности мебели, освещения, организация мелкого ремонта.

3. Работа с почтой и перевозками

· Приём, сортировка и отправка почтовых отправлений (письма, бандероли, посылки, курьерская доставка). По необходимости.

4. Коммуникация с внешними партнёрами

· Связь с арендодателями, управляющими компаниями, клининговыми службами, IT-подрядчиками, поставщиками воды, канцелярии и т.д.

· Согласование времени проведения работ, подписание актов, решение оперативных вопросов.

5. Частичное сопровождение рекламы и маркетинга. По необходимости.

· Контроль размещения рекламных материалов (проверка выхода макетов, мониторинг выполнения заказов подрядчиками).

· Сбор и предоставление отчетов по рекламным кампаниям (скриншоты, чеки, акты).

· Взаимодействие с типографиями, промо-агентствами (заказ визиток, буклетов, сувенирной продукции).

6. Прочие поручения

· Выполнение личных поручений руководителя, связанных с административной поддержкой.

· Организация встреч, приём гостей, заказ чая/кофе для переговоров.

· Контроль чистоты и порядка в офисе (взаимодействие с клинингом).

· Заказ билетов, гостиниц, трансфера (по мере необходимости).

Условия:

• 5/2 с 9 до 18:00
• официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ
• современный офис в Индустриальном районе
• работа в стабильной и развивающейся компании в дружном коллективе
• наставничество и плавная адаптация/ помощь на этапе адаптации
• внутренние программы обучения и развития
• насыщенная жизнь: корпоративные праздники и разного вида интересности
• чай\кофе машина за счет компании