Секретарь
Секретарь
Магнитогорск, улица Кирова, 71
Описание вакансии
Обязанности:
- организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя организации;
- приём поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача её в структурные подразделения или конкретным исполнителям;
- ведение делопроизводства, применение компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации;
- приём документов и личных заявлений на подпись руководителя;
- подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя;
- контроль за своевременным рассмотрением и представлением документов, проверка правильности их оформления;
- организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись полученной информации и доведение её до сведения руководителя;
- по поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем;
- подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;
- контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;
- ведение контрольно-регистрационной картотеки;
- обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе;
- печать по указанию руководителя служебных материалов, необходимых для его работы, или ввод текущей информации в банк данных;
- организация приёма посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
- формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив.
- Опыт работы от 1 года
- Умение работать в режиме многозадачности
- Высокий уровень ответственности
- Оформление по ТК
- График работы 5/2
Навыки
- Деловая переписка
- Делопроизводство
- Деловое общение
- Работа с оргтехникой
- Прием посетителей
- Прием и распределение звонков
- Обеспечение жизнедеятельности офиса
- Входящая корреспонденция
- Работа с большим объемом информации
- Организаторские навыки
- Поддержка работы офиса
- Электронная почта
- исполнение поручений руководителя
- Организация мероприятий
- Телефонные переговоры
- регистрация документации