Специалист по контролю документации / Document Controller

Чукотский автономный округ

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Вести документацию и контролировать её в соответствии с установленной процедурой и требованиями к контролю документации.
Осуществлять проверку качества всей входящей и исходящей документации, чертежей и т. д. в соответствии с Системой управления качества документов компании и ISO 9000.
Отвечать за получение входящей документации (Трансмиттал) и скачивать ее из SharePoint.
Производить загрузку, регистрацию входящей документации в системе электронного документооборота Open Text и распределять полученную документацию назначенным получателям для рассмотрения/утверждения.
Создавать сопроводительные ведомости (Трансмиттал) для рассмотренной документации, выгружать их из системы электронного документооборота для передачи контрагентам.
Контролировать, отслеживать и модифицировать существующую систему электронного документооборота.
Осуществлять ведение различных реестров в рамках проекта.
Вести архив технической документации в бумажном и электронном виде.
Вести архив актов приема-передачи документации в бумажном и электронном виде.
Оказывать содействие в подготовке и проверке документов на основании внутренних и внешних инструкций.
Использовать специальные программы для обмена и передачи документов, включая без ограничения SharePoint, Open Text, TDM.
Распечатывать чертежи и иные документы для проставления штампа «В производство работ» и выдачи подрядным организациям.
Оказывать содействие в организации командной работы для достижения поставленных целей.
Осуществлять сбор и подготовку необходимых документов для заседаний, совещаний, рабочих встреч, проводимых руководителем.
Периодически готовить отчеты о статусе документов для совещаний и отслеживания последующих действий по запросам вышестоящего руководства.
Осуществлять внедрение и сопровождение системы по контролю документации.
Осуществлять контроль за выполнением проектов и иных видов деятельности, определять сроки для выполнения отдельных видов работ и контролировать их соблюдение. Представлять отчетность руководителю.
Осуществлять координацию деятельности с консультантами и субподрядчиками для получения незакрытых документов и статусов по ним.
Оказывать содействие работникам в решении различных организационных вопросов.

Требования:

Высшее образование
Не менее 3 лет общего стажа работы в управлении документооборотом проекта
Английский язык (устный и письменный) – свободное владение
Развитые компьютерные навыки: Word, Excel, Power Point
Большой опыт работы с техническим документооборотом и различными видами отчетов.
Развитые коммуникативные навыки – умение взаимодействовать с людьми разных культур.
Ввод и консолидация данных. Составление ежедневных, еженедельных и ежемесячных отчетов.

Условия: