Секретарь руководителя

оказывать помощь руководителю в планировании рабочего времени;

предупреждать о приближении времени намеченных мероприятий;

осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя Учреждения;

обеспечивать своевременное и качественное выполнение порученных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком работы;

организовывать командировки руководителя (заказ билетов, гостиниц, подготовка документов к поездке, обработка материалов командировки, оформление отчета
о командировке);

организовывать прием посетителей в приемной руководителя Учреждения;

выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, регистрация участников);

вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;

вести делопроизводство Учреждения в соответствии с регламентирующими документами;

принимать и регистрировать поступающую в Учреждение корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением руководителя в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов, предварительно рассматривать и сортировать документы
на регистрируемые и не регистрируемые;

подготавливать входящие документы для рассмотрения руководителя;

подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

осуществлять контроль за исполнением работниками Учреждения изданных руководителем приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;

организовывать доставку документов исполнителям;

осуществлять обработку и отправку исходящих документов;

вести базы данных документов Учреждения;

Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы и законы Томской области, указы Президента Российской Федерации
и постановления Правительства Российской Федерации, иные нормативные правовые акты
и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения Учреждения;

структуру Учреждения, руководство структурных подразделений и порядок распределения полномочий в области создания документов между его структурными подразделениями и должностными лицами;

организацию делопроизводства;

методы оформления и обработки документов;

архивное дело;

правила пользования приемно-переговорными устройствами;

стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;