Бизнес-ассистент первого руководителя (Personal Assistant)

Миссия:

• Разгрузить голову ГД;

• Структурировать хаос;

• Доводить задачи до результата;

• Контролировать сроки и людей.

Роль: Основной функционал — разгрузить ГД от повседневных задач: от найма персонала для бытовых нужд и планирования встреч до контроля исполнения поручений и организации зарубежных поездок. Вы — «фильтр» и «доводчик» всех процессов.

Основные блоки задач:

1. Управление задачами (Core): Ведение единого списка задач, приоритизация (срочно/важно/делегировать), контроль исполнения, «пинг» всех зависших процессов.

2. Календарь и встречи: Фильтрация входящих запросов, подготовка повесток, фиксация итогов и контроль follow-up.

3. Подготовка решений (Правило «3 варианта»): Мы не задаем вопрос «как сделать?», а предлагаем минимум три готовых варианта решения задачи (с анализом рисков и выгоды).

4. AI Tools: Свободное владение и использование нейросетей (ChatGPT, NotebookLM и др.) для анализа информации, подготовки документов и ускорения работы.

5. Документы и порядок: Структурирование файлов, контроль договоров, оплат и дедлайнов. Подготовка документов на подпись.

6. Travel-поддержка: Покупка билетов, бронирование отелей, трансферы, визовое сопровождение.

7. Личные поручения и Lifestyle: Решение бытовых вопросов «под ключ» (покупки, услуги, мероприятия) в Казахстане и за рубежом.

8. Нестандартные задачи: Поиск решений в условиях неопределенности, координация внешних и внутренних контактов без вовлечения ГД.

Мышление и качества:

• Менеджер, а не исполнитель: Вы сами видите, что у ГД поездка - и уже подготовили 3 варианта билетов, отелей и трансфер.

• Проактивность: Вы не ждете указаний, а предугадываете нужды.

• Здоровая жесткость: Умение дожимать людей и получать результат.

• Скорость: Реакция на запрос в течение нескольких минут.

• Конфиденциальность: Безусловное соблюдение этики и сохранность информации.

Навыки:

• Excel / Google Sheets, создание презентаций.

• Деловая переписка (RU — идеально, EN — желательно).

• Базовое понимание финансов и бизнес-процессов.