Помощник/ассистент руководителя

Привет, будущий коллега! Мы — Uway, и мы помогаем людям и бизнесу открывать мир: получать визы, ВНЖ и гражданство в 64+ странах. С 2014 года мы сделали релокацию и легализацию реальностью для 250 000+ клиентов, включая таких крупных клиентов, как Лукойл, Слобода и другие.

Наш секрет — экспертиза, клиентоориентированность и действительно высокий уровень сервиса.
Сейчас мы ищем не просто помощника, а сильного личного и бизнес-ассистента, который поможет руководителю держать под контролем рабочий и личный контур задач, наводить порядок в календаре, коммуникациях, документах и повседневных процессах.

Это роль для человека, который любит структуру, умеет быстро включаться в задачи, не теряет детали и способен быть реальной опорой в большом количестве параллельных процессов.

Ннаряду с онлайн-задачами периодически будут возникать и офлайн-задачи в Туле.

Чем предстоит заниматься
Бизнес-задачи

• работа с онлайн-кассой: пробитие чеков, возвраты (два раза в неделю по 20 минут);
• разбор корпоративной почты и донесение важной информации;
• ведение календаря руководителя в Bitrix24;
• ведение задач и контроль поручений в Bitrix24;
• участие при важных рабочих встречах и летучках, фиксация договорённостей и протоколирование;
• работа с таблицами, документами и файлами: обновить, собрать, перенести, структурировать;
• выполнение операционных задач: заполнить таблицу, уточнить информацию, перенести доступы и пр.;
• после прохождения испытательного срока — участие в управленческом учёте, сведение баланса по отдельным счетам;
• взаимодействие с московским офисом: командировки, помощь с архивом документов и организационными вопросами.

Личные задачи

• разбор личной почты и донесение важной информации;
• поиск и координация домашнего персонала;
• организация бытовых дел: запись на мойку, ТО, контроль ремонта, химчистка, бытовые заказы и пр.;
• организация семейных мероприятий;
• ведение личного календаря;

Кого мы ищем

Нам нужен человек, который:

• любит порядок, структуру и системность;
• умеет держать в голове много задач и ничего не терять;
• умеет работать в Bitrix24 и вести там календарь, задачи и контроль поручений;
• спокойно чувствует себя в многозадачности;
• умеет коммуницировать с подрядчиками, сотрудниками, офисом и внешними исполнителями;
• готов совмещать бизнес- и личный контур задач;
• тактичен, аккуратен, надёжен и умеет соблюдать конфиденциальность.

Будет плюсом

• опыт работы личным ассистентом, бизнес-ассистентом или помощником руководителя;
• уверенное владение Bitrix24, Google Docs, Google Sheets, Excel;
• опыт организации поездок, встреч, бытовых и семейных задач;
• умение быстро собирать информацию и приводить её в понятный, структурный вид.
• Что предлагаем
• живую, разнообразную работу с реальным влиянием на процессы;
• прямое взаимодействие с руководителем;
• смешанный формат задач: бизнес + личные поручения;
• долгосрочное сотрудничество;
• условия и уровень дохода обсуждаются с финальным кандидатом.

Важно

Работа предполагает не только онлайн-задачи, но и периодическое офлайн-включение в Туле. Поэтому нам особенно важен человек, который готов подключаться к задачам очно, когда это необходимо.

Если дочитали вакансию до конца, напишите, пожалуйста, в сопроводительном письме:

Почему вам интересна позиция личного и бизнес-ассистента?

Готовы ли к офлайн-задачам в Туле?

Какие задачи у вас получаются лучше всего: организационные, бытовые, календарные, коммуникационные или документные?

Есть ли у вас опыт работы в Bitrix24? Что именно вы вели в системе: календарь, задачи, сделки, коммуникации или внутреннюю организацию процессов?