Офис-менеджер (ресепшн)
Офис-менеджер (ресепшн)
Алматы, улица Климента Тимирязева, 42
Описание вакансии
Обязанности:
- прием и переадресация 100% телефонных звонков и факсов, поступающих в компанию;
- прием и передача телефонограмм, запись в отсутствие сотрудников принятых сообщений и информирование сотрудников;
- выполнение процедуры по приему и обработке звонков и факсов с жалобами на нежелательные явления, качество препаратов и запросами на медицинскую информацию.
- сортировка и адресная передача входящей корреспонденции (факс, печатные издания, письма и т.д.) сотрудникам;
- прием посетителей;
- регистрация входящей\исходящей корреспонденции.
-
Координация работы с курьерскими службами:
- подготовка документации для отправки/получения пакетов/посылок;
- отправка пакетов/посылок сотрудникам через курьерскую почту и контроль факта получения
- ведение документации по отправке/получению пакетов/посылок;
- предоставление платежных документов в бухгалтерию.
-
Обеспечение канцелярскими принадлежностями:
- ежемесячный сбор и консолидация заявок для закупа;
- заказ канц.товаров у одобренного поставщика;
- получение и проверка соответствия заказу;
- выдача канц.товаров сотрудникам;
- предоставление платежных документов в бухгалтерию.
-
ежемесячный учет и заказ продуктов питания, посуды;
- получение и проверка соответствия заказу;
- контроль расхода продуктов питания, посуды;
-
ежемесячный учет и заказ санитарно-гигиенических принадлежностей
- получение и проверка соответствия заказу;
- контроль расхода санитарно-гигиенических принадлежностей;
-
проверка кухни, туалетов, конференц-залов;
- контроль за службами и контакты и с арендодателем (подготовка заявок и пр.);
- обработка поступивших заявок, распределение заявок между сотрудниками Исполнителя, ответственными за их выполнение;
- контроль исполнения поступивших заявок;
- предоставление обратной связи сотрудникам Заказчика по статусу выполнения поступивших от них заявок
-
Другие функции:
- обновление и рассылка таблицы с контактными телефонами и электронными адресами сотрудников;
- техническая поддержка сотрудников при необходимости;
- рассылка внутренних административных объявлений;
- загрузка контрактов в систему (админ.деятельность);
- проверка, оформление платежных документов;
- организация заявок на изготовление карты доступа, оформление карты доступа;
- организация процесса передачи/получения документов из архивной компании;
- помощь в организации внутренних мероприятий;
- подготовка конференц-залов по заявкам.
- Опыт работы от 1 до 3х лет (начало карьеры)
- Высшее
- Уровень владения английским языком: английский продвинутый, казахский - в совершенстве; русский - в совершенстве.
- Уверенный пользователь офисных приложений (Word, Excel, Adobe)
- Навык ведения деловой переписки (русский, английский, китайский);
- Навык ведения переговоров
- Навык эффективного управления временем.
- Высокие коммуникативные навыки
- Умение планирования задач, работать в многозадачной среде.
- Ориентация на результат
- Внимательность к деталям;
- Пунктуальность
- График работы 5/2 (СБ,ВС выходные)
- Официальное трудоустройство
Навыки
- Деловая переписка
- Деловая коммуникация
- Работа с большим объемом информации
- Организаторские навыки
- Управление офисами