Офис-менеджер (Ассистент отдела продаж)

Компания «Юлтэкс Систем» - поставщик оборудования и комплектующих из Европы и Китая для промышленных предприятий всех регионов России.

В связи с ростом компании мы расширяем штат и находимся в поиске специалиста на позицию - Офис‑менеджер (ассистент отдела продаж).

Мы ищем организованного и внимательного специалиста, который возьмёт на себя административную поддержку отдела продаж. Вы будете работать с документацией, взаимодействовать с другими отделами компании, а также помогать команде достигать поставленных целей.

Обязанности:

• Формирование коммерческих предложений и счетов на оплату в 1С Бухгалтерия, занесение номенклатуры, контроль корректности реквизитов.
• Подготовка проектов договоров, спецификаций и информационных писем (на основе утверждённых шаблонов).
• Оформление отгрузочных документов (УПД) в 1С, комплектация пакета документов для клиентов.
• Приём входящих звонков, регистрация заявок в Битрикс24, распределение по менеджерам.
• Ведение журнала входящей/исходящей корреспонденции (электронная версия).
• Подготовка и отправка писем Почтой России.
• Ежемесячная сверка взаиморасчётов с ключевыми клиентами и поставщиками, оформление актов сверки.
• Сканирование и архивирование документов.
• Проверка банковских выписок и подготовка платежных поручений.
• Подготовка еженедельных отчётов в Excel.
• Взаимодействие с отделом продаж, бухгалтерией и отделом снабжения по вопросам оплаты и отгрузки.
• Выполнение поручений руководителя.

Требования:

• Уверенное владение ПК, программами Excel, Word.
• Опыт работы в 1С:Бухгалтерия (или 1С УТ) и Битрикс24 приветствуется (если нет навыков - научим).
• Способность осваивать новые инструменты (1С, Битрикс24, сервисы автоматизации) за 1–2 недели с минимальной поддержкой наставника.
• Личностные требования: умение работать в команде, нацеленность на результат, умение работать в условиях многозадачности (быстрые переключения и способность расставлять приоритеты), оперативность в работе, ответственность, самостоятельность, внимательность.

Условия:
• График: пн–чт 09:00–18:00, пт 09:00–17:30 (обед 1 час).
• Испытательный срок: 1 месяц с наставником.
• Оклад на руки: 40 000 руб. на испытательном сроке, 45 000 руб. после + годовая премия при выполнении плана компании или личных KPI.
• Оформление по ТК РФ, выплаты 2 раза в месяц.
• Обучение работе в 1С и Битрикс24.
• Офис находится по адресу: Московское шоссе, 25к1 (ближайшая ст. м. «Звёздная»), бесплатная парковка.

Если вы готовы стать частью нашей команды и взять на себя ответственность за бесперебойную работу в компании, откликайтесь на вакансию и в сопроводительном письме кратко расскажите каким опытом обладаете и чем можете быть полезны.