Специалист отдела по организационной деятельности (медиа+делопроизводитель)

Квалификационные требования:

- высшее образование (профильное) - бакалавриат в области делопроизводства и/или в области интернет-маркетинга;

или

- высшее образование (непрофильное) – бакалавриат, магистратура, специалитет и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки в области делопроизводства и/или в области интернет-маркетинга.

Должностные обязанности:

На специалиста отдела по организационной деятельности (медиа+делопроизводитель) возлагаются обязанности по выполнению следующих функций по:

- получению необходимой информации и передаче санкционированной информации по телефону;

- организации встреч посетителей, получению первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема Директором и работниками;

- оформлению пропусков руководителей и работников учреждения;

- приему и передаче документов посетителей Директору и работникам;

- организации переговорных комнат;

- приему и первичной обработке входящих документов;

- регистрации входящих и исходящих документов в системе СЭД;

- обработке и отправке исходящих документов в системе СЭД;

- ведению учета исходящих из учреждения документов, а также проверке правильности их оформления и передачи их на отправку;

- ведению информационно-справочной работы;

- проверке сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению;

- составлению внутренней описи дел для особо ценных документов;

- оформлению дел постоянного, долговременного сроков хранения;

- организации работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

- контролю исполнения документов в учреждении;

- разработке номенклатуры дел учреждения;

- контролю правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела;

- подготовке проекта поручений Директора;

- контролю выполнения/невыполнения поручений Директора;

- предупреждению работников об истечении срока исполнения поручений директора;

- фиксации исполнения поручений;

- составлению отчетов о выполнении поручений Директора;

- составлению и внесению информации в график совещаний в учреждении;

- согласованию с Директором времени планируемых действий;

- согласованию телефонных переговоров, встреч и мероприятий с государственными органами, концессионерами, организациями, гражданами, руководителями подразделений и работниками;

- информированию Директора о регламенте намеченных мероприятий;

- оказанию помощи Директору при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций;

- организации приема деловых партнеров у Директора;

- документальному оформлению решений Директора;

- доведению до сведения работников учреждения распоряжений Директора;

- обеспечению рабочего места работников необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;

- составлению списка необходимых для работы учреждения канцелярских товаров;

- составлению проектов распорядительных (приказы) и информационно-справочных документов (письма, справки, служебные записки) по основной деятельности учреждения в пределах полномочий отдела;

- контролю прохождения документов в учреждении (согласование, подписание или утверждение документа);

- отправке почтовых отправлений от учреждения;

- информированию деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях Директора в ходе выполнения соглашений;

- ведению медиа сопровождения деятельности учреждения, размещению информационных сообщений на площадках в социальных медиа информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

- составлению списка площадок в социальных медиа информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

- оценке соответствия тематики продвигаемого ресурса и площадки в социальных медиа информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

- регистрации и оформлении сообществ в социальных медиа информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

- размещению информационных сообщений на площадках в социальных медиа информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

- составлению календарного плана информационных сообщений (постов) для размещения в социальных медиа;

- реагированию на вопросы и комментарии участников сообществ в социальных медиа информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

- написанию и редактированию текстов для страниц веб-сайта;

- выбору площадок в социальных медиа для продвижения веб-сайта;

- внесению изменений в структуру и содержание веб-сайта;

- анализу и мониторингу информационного поля учреждения;

- проведению мероприятий по охране труда, противодействию коррупции и защите сведений, в пределах компетенций Специалиста;

- составлению отчетов по результатам работы.

- разработке стратегии, определению целей, целевой аудитории и методов продвижения в социальных сетях;

- созданию контента, в том числе написанию постов, созданию фото и видео для публикаций постов о деятельности учреждения;

- мониторинг охватов, вовлеченности, конверсии, при необходимости, корректировка стратегии;

- обеспечение работы с аудиторией, в том числе общение с подписчиками, ответы на комментарии, сообщения;

- настройка и запуск таргетированной рекламы в социальных сетях;

- осуществление работы по продвижению сайта учреждения и роста популярности учреждения в медиа пространстве;

- и другие обязанности в соответствии с должностной инструкцией.

Умения:

- работать с методическими документами и национальными стандартами в области работы с документами и информацией в организации;

- осуществлять делопроизводство в учреждении, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;

- применять современные средства сбора, обработки и передачи информации;

- пользоваться базами данных, в том числе удаленно;

- пользоваться справочно-правовыми системами;

- обеспечивать соблюдение требований законодательства Российской Федерации и корпоративных политик в области обработки персональных данных и конфиденциальной информации;

- вести учетные формы, использовать их для работы;

- использовать программные средства и платформы для подбора и анализа ключевых слов и словосочетаний;

- работать с графическим редактором;

- работать с текстовым редактором;

- размещать текстовую и графическую информацию на страницах веб-сайта;

- группировать материалы (посты) по темам и направлениям;

- размещать материалы (посты) на площадках социальных медиа;

- использовать информационно-коммуникационные технологии.

- анализировать тематику площадок в социальных медиа;

- использовать инструментарий современных социальных медиа;

- соблюдать нормы этики делового общения.