Офис менеджер с функцией специалиста по КДП

Обязанности:

Документооборот и архивы:

• Полное ведение делопроизводства: прием, обработка, регистрация (1С ДО), отправка всей входящей/исходящей корреспонденции (Почта России, курьеры, ЭДО).
• Подготовка и согласование проектов договоров, доп.соглашений, спецификаций, первичной бухгалтерской документации (УПД, акты, счета-фактуры), приказов по АХД.
• Ведение реестров договоров и документации, контроль сроков действия документов (доверенностей и др.).
• Формирование, ведение и сдача в архив документации (в т.ч. договоров, личных дел сотрудников, приказов), корректировка номенклатуры дел.

Административно-хозяйственная деятельность (АХД) и закупки:

• Обеспечение жизнедеятельности офиса/ЦОД: заказ канцтоваров, расходных материалов, воды, продуктов, спецодежды (СИЗ), брендированной продукции.
• Контроль клининговой службы и вывоза мусора, участие в озеленении помещений.
• Обработка счетов, подготовка и согласование заявок на оплату, участие в планировании бюджета.

Кадровое администрирование и воинский учет:

• Ведение личных дел сотрудников, подготовка кадровых справок, консультирование персонала.
• Ответственный за воинский учет (взаимодействие с военкоматом, ведение учета).
• Организация медосмотров (предварительных/периодических): подготовка списков, направлений, графика, взаимодействие с медучреждениями, ведение учета заключений.
• Консультирование сотрудников по вопросам ДМС, организация встреч со страховой компанией.

Организация мероприятий и взаимодействие:

• Подготовка и проведение корпоративных мероприятий, встреч, переговоров (поиск подрядчиков, закуп и доставка).
• Помощь PR-службе в подготовке к выставкам и конференциям (заказ и получение материалов/оборудования).
• Взаимодействие с юридической и бухгалтерской службами (подготовка данных для авансовых отчетов, актов сверок, запрос доверенностей).

Требования:

• Высшее образование.
• Опыт работы в аналогичной должности от 2-х лет.
• Знание основ делопроизводства и документооборота (регистрация, хранение, архивация).
• Понимание порядка заключения договоров и работы с первичной документацией.
• Владение ПК и оргтехникой, уверенный пользователь офисных программ.
• Знание основ трудового законодательства и правил охраны труда.
• Навыки организации снабжения офиса (канцтовары, расходные материалы, хозтовары).
• Знание делового этикета и правил внутреннего распорядка.

Условия работы:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ, оплачиваемый отпуск и больничный;
• Комфортное рабочее место в современном ЦОД по адресу: Свердловская область, г. Березовский, ЕКАД, 17-ый км., 1;
• Полис ДМС после 6 месяцев работы;
• Корпоративная сотовая связь;
• Участие в отраслевых выставках в крупнейших городах РФ (Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Новосибирск и др.)