Помощник генерального директора

Воскресенск, 2-я Заводская улица, 18

Описание вакансии

Обязанности:

1.Планирование рабочего дня руководителя: составление графика, организация встреч и контроль расписания, контроль выполнения ключевых задач.

2.Контроль исполнения указаний и поручений, отслеживание сроков выполнения сотрудниками указаний и распоряжений руководителя, содержащихся в приказах, распоряжениях, решениях;
3. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.

4. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству информационных, справочных и других отчетов.

5.Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.

Подготовка регулярных и оперативных отчётов для генерального директора по ключевым направлениям.

6.Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.

7. Выполнение служебных поручений руководителя.

8.Решение оперативных задач. Помощник должен быть готов быстро реагировать на изменения, например, организовывать корпоративные мероприятия, решать проблемы с поставками или бронировать поездки.

9. Коммуникация: постоянное общение с сотрудниками, клиентами и партнёрами:

-Определение срочности и важности, тактичный отсев.

- Ответы на типовые вопросы, перенаправление к компетентным специалистам.

- Поздравления партнеров, клиентов, коллег от имени руководителя.

10.Обеспечение конфиденциальности и безопасности:

- Хранение коммерческой тайны, персональных данных.

- Контроль доступа к кабинету и информации.

- Безопасное уничтожение черновиков и конфиденциальных отходов.

11. Обеспечение офиса всем необходимым:

- Заказ канцелярии, обслуживание офисной техники.

- Организация питания, заказ обедов.

- Решение мелких бытовых вопросов (оплата счетов, покупка подарков и т.д.).