Координатор проектов (Project Coordinator) / Администратор проектов

О компании

ООО «ЮМС Технология» — российская компания, работающая в сфере медицинского оборудования. Мы занимаемся производством, поставкой и внедрением оборудования для промышленных предприятий. Продукция компании успешно эксплуатируется в России, а также в странах ЕАЭС: Казахстане, Узбекистане, Киргизии.

Мы ценим системность, прозрачность процессов и внимание к деталям. Нам нужен не просто исполнитель, а человек, который готов поддерживать порядок в проектах и будет вести их чисто, аккуратно и предсказуемо.

Мы готовы рассмотреть кандидатов, у которых есть базовое понимание принципов ведения проектов и желание работать с документами, сроками, людьми и задачами. Если вы чего-то из списка ниже не умеете — мы научим. Гораздо важнее, чтобы вы:

• любили систематизировать, структурировать и доводить дела до конца;

• умели вести несколько задач параллельно, ничего не теряя;

• обращали внимание на детали и не пропускали мелочи;

• были ответственны и предсказуемы для команды и клиентов;

• хотели расти в проектном управлении и не боялись работать с документацией.

Чем предстоит заниматься

1. Управление проектами

• Полный цикл ведения проектов: инициация, планирование, исполнение, контроль, закрытие.

• Составление и актуализация сетевых графиков (MS Project), контроль соблюдения сроков.

• Координация внутренних подразделений (бухгалтерия, технические службы, снабжение) и внешних подрядчиков.

• Контроль бюджета проекта, участие в формировании заявок на банковские гарантии.

• Подготовка отчетности для руководства по статусу проектов.

2. Контроль доработок по заявкам клиентов

• Сбор и систематизация требований клиента к доработкам программного обеспечения (ПО) и программно-аппаратных комплексов (ПАК).

• Формирование технических заданий на доработки совместно с техническими специалистами и разработчиками.

• Контроль сроков и качества выполнения доработок в соответствии с согласованными спецификациями.

• Организация приемки результатов доработок с участием клиента (включая демонстрации, тестирование, подписание актов).

• Управление изменениями: фиксация новых требований, оценка влияния на сроки и бюджет, согласование с клиентом и руководством.

3. Экспортное сопровождение (ВЭД)

• Подготовка полного пакета документов для отгрузки оборудования в Казахстан, Узбекистан, Киргизию.

• Оформление сертификатов о происхождении товара СТ-1 (взаимодействие с Торгово-промышленной палатой и другими уполномоченными органами).

• Подготовка товаросопроводительной документации:
  счета-фактуры (инвойсы), упаковочные листы, отгрузочные спецификации, транспортные накладные.

• Контроль корректности оформления документов под требования страны-импортера.

• Координация логистики.

4. Контроль сертификации и аккредитации

• Сопровождение процедур получения и продления сертификатов на продукцию (регистрационные удостоверения, декларации о соответствии, сертификаты).

• Контроль актуальности разрешительной документации компании.

• Подготовка документов для подтверждения соответствия требованиям заказчиков и надзорных органов (включая иностранных клиентов).

• Взаимодействие с органами по сертификации и испытательными лабораториями.

5. Договорная и финансовая работа

• Подготовка и согласование договоров, в том числе внешнеторговых контрактов (экспорт), спецификаций, дополнительных соглашений.

• Контроль дебиторской и кредиторской задолженности по проектам.

• Участие в претензионной работе (оформление претензий к подрядчикам/перевозчикам).

Наши ожидания

Что нужно уметь уже (базовый минимум):

• Понимать принципы ведения проектов: что такое план, сроки, бюджет, исполнители, результат.

• Знать стандарты управления проектами (PMP, PRINCE2).

• Уверенно работать с MS Project.

• Иметь опыт работы с документами: договоры, счета, акты, накладные.

Чему мы научим:

• Оформлению сертификатов СТ-1 и всех нюансов экспортного документооборота.

• Тонкостям сертификации медицинского оборудования (регистрационные удостоверения, декларации).

• Работе с банковскими гарантиями и валютным контролем.

• Углубленной работе с доработками ПО/ПАК (если этого опыта пока нет).

Важно: Если у вас нет опыта в ВЭД или сертификации, но вы любите порядок, системны, внимательны к деталям и готовы учиться — мы вас рассмотрим и обучим.

Будет преимуществом (но не обязательно):

• Опыт работы в медицинском оборудовании или смежных отраслях.

• Опыт взаимодействия с Торгово-промышленной палатой.

• Понимание жизненного цикла разработки ПО.

• Владеть английским языком на уровне Intermediate (контракты и переписка с иностранными клиентами).

Условия работы

• Официальное оформление по ТК РФ, полный социальный пакет.

• Заработная плата: обсуждается с успешным кандидатом по итогам собеседования, зависит от опыта и компетенций.

• График: полный день, 5/2. Работа только в офисе, удаленка допустима в исключительных ситуациях по договоренности только специалисту, прошедшему испытательный срок.

• Командировки: возможны служебные командировки (в том числе местного значения) для контроля объектов. Как правило - очень редкие.

• Карьерные перспективы: работа в развивающейся компании с возможностью роста до руководителя направления.

• Корпоративная культура: прозрачная постановка задач, поддержка инициатив по улучшению процессов, уважение к деловой этике.