Офис-менеджер/администратор офиса/специалист АХО

Стабильная инвестиционная компания в области строительства и реновации зданий гражданского назначения заинтересована в привлечении специалиста на вакансию Офис-менеджер/администратор офиса, которые будут реализуемы на территории Республика Крым.

Готовы обеспечить успешного кандидата интересными задачами, стабильной заработной платой, деловой атмосферой, ожидаем высокий уровень ответственности, порядочности и надежности.

В сопроводительном письме просим указать Ваш желаемый доход на руки.

Обязанности:

• Обеспечивать подготовку офиса к рабочему дню.
• Обеспечивать бесперебойную и эффективную работу и эксплуатацию офиса: взаимодействовать с собственником здания, оперативно решать возникающие вопросы по эксплуатации;
• Организовывать и контролировать работу клининговых, ремонтных и сервисных служб – от качества уборки до своевременного устранения мелких неполадок, отвечая за общую чистоту и порядок в офисе;
• Поиск, подбор контрагентов для обеспечения офиса, оформление и сопровождение договоров, приемка и оформление закрывающих документов;
• Контролировать остатки, планировать и закупать расходные материалы, обеспечивая офис всем необходимым – от бумаги до бытовой химии, и иные товарно-материальные ценности;
• Создавать и поддерживать комфортную рабочую среду: организовывать рабочие пространства, размещением рекламных материалов, в случае необходимости организовывать техническое обслуживание и ремонт;
• Контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов;
• Входящая/исходящая корреспонденция: регистрация, контроль, отправка;
• Взаимодействовать с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ;
• Обеспечивать надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с требованиями пожарной и иной безопасности;
• Прием и распределение звонков, электронная переписка, прием и отправка документации;
• Работа с оргтехникой и документами - ксерокопирование, сканирование, архивирование, контроль документооборота, подготовка писем и т.д.
• Документооборот (поддержание порядка в документах, регистрация, контроль согласования, сортировка, архивация, хранение), в т.ч. работа в 1С;
• Встреча и прием посетителей в офисе, создание для них комфортных условий, соблюдение офисного этикета (чай/кофе, ориентация в офисе);
• Организация эффективного и культурного обслуживания клиентов, консультация по административным вопросам, организация проведения переговоров, предоставление информационных и иных материалов (визитки, прайсы, буклеты и пр.).
• Принятие оперативных мер к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций;
• Подготовка офиса к закрытию (отключение освещения и оргтехники, активация системы охранной сигнализации).
• Выполнение поручений руководителя

• Высшее образование;

• Опыт работы в должности офис-менеджера или специалиста АХО от 2-х лет;

• Знание этики делового общения и переписки, грамотная устная и письменная речь;

• Уверенный пользователь 1С, MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook);

• Умение работать с большим объемом информации;

• Приветливость, стрессоустойчивость, не конфликтность, ответственность, инициативность, пунктуальность, внимательность, вежливость, честность, умение работать в режиме многозадачности

• Профессиональный рост и развитие;

• График работы 5/2, формат работы в офисе компании в РК - БЦ Элемент;

• С 10-00 до 19-00, стандартный день 8 часов (после старта продаж, график работы возможно скорректируется);

• Оформление в соответствие с Трудовым Кодексом РФ;

• Официальная заработная плата по итогам собеседования (в зависимости от опыта).