Помощник руководителя проекта по открытию торгового центра

Обязанности:

Работа заместителя:

• находить для руководителя нужную информацию;
• самому решать часть вопросов – например, о проведении тех или иных встреч;
• вести переговоры с поставщиками об условиях сотрудничеста;
• вести базу данных заключенных договоров, проводить анализ;
• • при необходимости представлять начальника на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы.

Организация и обеспечение рабочих мероприятий:

• подготавливать и проводить встречи, переговоры, совещания, презентации, требующие участия руководителя, вести протоколы, рассылать уведомления и пригласительные письма участникам мероприятий, а также предоставлять им информацию об итогах встреч;

• организовывать или контролировать организацию командировок (подготовка проездных документов, организация размещения, транспорта и т.д.).

Тайм-менеджмент на предприятии:

• составление и планирование графика руководителя– договариваться о встречах, отслеживать его рабочее расписание;

• фиксировать и напоминать руководителю о том, что он должен сделать, информировать его о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях.

Ведение документации, коммерческих договоров:

• работа с почтой

• работа с документами – грамотно со всех точек зрения составлять необходимые деловые бумаги

Поддержание деловых контактов:

• отвечать на телефонные звонки, знать, кого и когда можно соединить с шефом, кого – нет, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно;

• ограждать руководителя от ненужных контактов, делая это без ущерба для имиджа начальника и вашей компании.

Работа офис-менеджера:

• следить за тем, чтобы рабочее место руководителя полностью отвечало его требованиям, чтобы в его кабинете, чтобы всё работало, а необходимые расходные материалы были всегда под рукой;

• поддерживать контакты с поставщиками, знать, как и куда обратиться, чтобы оперативно решать проблемы с техническим обеспечением процесса работы.

Требования к кандидату:

• навыки менеджера по работе с поставщиками, кризис-менеджера, офис-менеджера

• умение организовать и провести переговорный процесс;

• доброжелателен, тактичен, обладает хорошим вкусом;

• знает сферу своей ответственности и умеет держаться в её рамках, с одной стороны, не перекладывает решение вопросов, находящихся в его компетенции, на плечи руководства, понимает, где заканчивается эта сфера, и не решает принципиальные вопросы за спиной руководства;

умеет оперативно и самостоятельно принимать правильные решения.

Условия:

• Гибридная работ ( 25% офис и 75% из дома)
• Пятидневная рабочая неделя
• Социальный пакет