Офис-менеджер

О КОМПАНИИ

ООО «Рапида» занимается проектированием и реставрацией объектов культурного наследия.

Компания работает с государственными органами, экспертами и подрядчиками. Это означает:

• большое количество документов

• строгие сроки

• постоянное взаимодействие между участниками проектов.

В компании одновременно ведётся несколько проектов, поэтому административные процессы должны работать чётко и системно.

РОЛЬ В КОМПАНИИ

Основная задача позиции — поддержание операционного порядка в компании.

Офис-менеджер:

• систематизирует документооборот

• фиксирует и контролирует поручения руководителя

• поддерживает административные процессы компании.

ЧТО ДОЛЖНО БЫТЬ РЕЗУЛЬТАТОМ РАБОТЫ

Через несколько месяцев работы:

1. Документы компании систематизированы и легко находятся.

2. Входящая и исходящая корреспонденция зарегистрирована.

3. Поручения руководителя фиксируются и не теряются.

4. Сотрудники получают напоминания о сроках задач.

5. Руководитель не тратит время на административный контроль.

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ:

• регистрация входящей и исходящей корреспонденции

• ведение журнала движения документов

• сканирование и размещение документов в облачном архиве

• систематизация бумажного и электронного архива

• контроль актуальности версий документов.

Через офис проходит примерно 10–30 документов ежедневно:

• договоры

• проектная документация

• письма государственным органам

• акты и закрывающие документы.

• фиксация задач и поручений

• контроль сроков выполнения

• напоминание сотрудникам о дедлайнах

• информирование руководителя о статусе задач.

Задач фиксируется через CRM и рабочие мессенджеры.

• ведение задач

• поддержание актуальности статусов

• контроль сроков исполнения поручений.

Административная поддержка руководителя

• организация встреч и совещаний

• подготовка материалов к переговорам

• взаимодействие с подрядчиками и контрагентами

• помощь в административных вопросах проектов.

• обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами

• взаимодействие с клинингом, курьерскими службами и сервисом техники

• контроль порядка в офисе

• ведение табеля учёта рабочего времени сотрудников.

ТРЕБОВАНИЯ

• опыт работы офис-менеджером или делопроизводителем от 2–3 лет

• опыт системной работы с документооборотом

• уверенное владение Excel, CRM и облачными сервисами

• способность работать с несколькими задачами одновременно

• внимательность к документам и срокам.

Преимуществом будет опыт работы в:

• строительных компаниях

• проектных организациях

• инженерных или юридических компаниях.

ЧТО ДЛЯ НАС ВАЖНО

• системность

• аккуратность в документах

• организаторские навыки

• способность контролировать сроки.

МЫ ПРЕДЛАГАЕМ

• оформление по ТК РФ

• стабильную проектную компанию

• понятную зону ответственности

• прямое взаимодействие с руководителем