Офис-менеджер

Обязанности:

- В должностные обязанности Офис-менеджера входит:

1. выполнение задач, поставленных руководством Филиала;
2. планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководства;
3. организация приема посетителей руководства Филиала: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность);
4. составление и редактирование деловых писем для руководства Филиала;
5. контроль сохранности документов в приемной руководства Филиала;
6. обеспечение входящих и исходящих звонков руководства, организация конференц-

(многосторонних) звонков руководства;

1. учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации руководству (письменно или устно);
2. осуществление технической помощи руководству (копирование, печать, сканирование и пр.);
3. отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача;
4. контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, письма по электронной почте);
5. соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации; 12) свод запрашиваемой информации;

1. выполнение других поручений непосредственного руководства;
2. координация работы с курьерскими компаниями (акты, оплата);
3. учет, хранение и уничтожение Бланков строгой отчетности;
4. ответственность за соблюдение требований к информационной безопасности, принятых в Банке;
5. контроль исполнения требований к информационной безопасности третьими лицами, с которыми взаимодействует в рамках своих функциональных обязанностей, в том числе путем включения указанных требований в соглашения, договоры с третьими лицами;
6. извещение непосредственного руководителя и подразделение по информационной безопасности обо всех подозрительных ситуациях.

7. . В рамках работы в коллективе Офис-менеджер:

8. передает профессиональные знания и навыки, необходимые в работе, оказывает консультативную и практическую помощь;
9. при работе с коллегами руководствуется принципами уважения, доброжелательности, взаимопомощи и взаимовыручки;
10. качественно и своевременно исполняет поручения, приказы, указания и распоряжения Директора Филиала, связанные с деятельностью Офис-менеджера, но не указанные в настоящей должностной инструкции.

Требования:

• Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме:
  Приём, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством РК.
• Входящая/исходящая корреспонденция
• Ведение личных дел работников.
• Составление и ведение графика отпусков;
• Оформление командировок;
• Ведение табеля учёта рабочего времени;
• Подготовка и выдача справок и иных документов, подтверждающих должность, место и стаж работы.
• Внесение в программу ЗУП (Енбек.kz) личных данных о работниках;

Требования

• Образование: высшее или средне-специальное образование.
• Специальность: менеджмент, финансы, банковское дело, экономика;
• Опыт работы: желателен на аналогичной должности, предпочтительно в банковской или финансовой сфере.
• Знания, умения и навыки:
• знание требований законодательства Республики Казахстан, регулирующего сферы по направлению деятельности Отдела, в том числе нормативно правовых актов Национального Банка Республики Казахстан, устанавливающих требования к системе внутреннего контроля;
• знание банковских бизнес-процессов, связанных с деятельностью Отдела;
• трудового законодательства Республики Казахстан;
• умение составления планов и отчетности;
• порядка оформления, ведения и хранения документации;
• знание правил корпоративной этики, навыки разрешения конфликтных ситуации, эффективной коммуникации;
• навыки деловой переписки, в том числе составление официальных писем, записок, аналитических справок, навыки подготовки презентации и иных документов;
• знание правил внутреннего трудового распорядка Банка;
• навыки работы на компьютере, знание основных программ стандартного проекта MS 0fflce (опытный пользователь);
• умение анализировать и структурировать информацию, делать объективные выводы;
• 11) грамотная письменная и устная речь.
• Условия
• Трудоустройство согласно ТК РК
• Карьерный рост
• График работы 5/2

​​​​​​