Главный специалист по работе с архивными документами и их оцифровке

Дзержинск, улица Грибоедова, 31

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Перевод в цифровую форму архива НТД и ПКИ, с последующей организацией электронного и бумажного архива в соответствии с требованиями Российского Законодательства;
Создание системы централизованного хранения, учёта и обеспечения сохранности всех документов, которые имеют постоянный или длительный срок хранения;
Проверка состояния архивных документов;
Подготовка описи-реестра всей имеющейся документации и её состояния;
Цифровая обработка документов (сканирование, создание электронных копий);
Участие во внедрении современных технологий оцифровки и обработки документов;
Организация процесса оцифровки архивных данных собственными силами, с учётом имеющихся ресурсов;
Обеспечение контроля качества оцифрованных материалов;
Обеспечение места хранения оцифрованных материалов и подготовка их к миграции в ИТДО;
Контроль сохранности документов и их рациональное размещение;
Организация перемещения архива компании , с учётом использования современных методов и программных обеспечений, необходимых мер безопасности при хранении НТД, ПКИ и иной документации;
Создание справочников и каталогов по документации архива;
Разработка предложений по развитию архивного дела;
Актуализация существующих бизнес-процессов в архивной деятельности, с учётом применения современных методов в инжиниринговой и научной деятельности;
Разработка и актуализация локальных нормативных актов и процедур по организации, систематизации, ведению и актуализации архива, архивному хранению дел (документов), учёту и использованию дел (документов) в организации;
Приём, учёт и хранение архива документации на протяжении всей деятельности организации в электронном и бумажном виде, в соответствии с требованиями Российского Законодательства;
Определение оптимальной методологии комплектования, учёта, хранения и использования архивных документов предприятий, технического и научного архива;
Проверка корректности состава и оформления технической документации по проектам при приёмке в архив;
Выдача архивных копий в соответствии с поступающими запросами. Ведение справочной системы движения документов, в соответствии с проектом и исследованием;
Обеспечение доступа пользователей к информационным ресурсам;
Разработка инструкций по определению уровней доступа руководителей структурных подразделений организации к информации в корпоративной системе электронного архива;
Организация электронного и бумажного технического и научного архива в соответствии с требованиями Российского Законодательства;
Участие в внедрение ИТДО;
Внедрение стандартов в сфере архивного хранения дел (документов) в организации.

Требования:

Образование: Архивное дело, Промышленно-гражданское строительство, библиотечно-информационная деятельности, учитель математики.
Опыт работы в нефтегазовых, химических и промышленных отраслях, в городских или университетских библиотеках, в структуре Заказчика или Генерального проектировщика;
Знание ПО: MS Word, Excel, Power Point, Outlook, Project Point, Pilot ICE, 1С- Архив, Скан- архив, Directum, Capital Project, Assai;
Знание и умение использовать в работе ГОСТ Р 7.08.2025, ГОСТ Р 21.101-2020;
Знание 63 ФЗ, понимать применение электронных подписей для длительного архивного хранения, понимать стандарты CAdES, XAdES;
Опыт внедрения и организации технического архива, как в бумажном, так и в электронном виде;
Опыт оптимизации и автоматизации бизнес-процессов по архивной деятельности;
Опыт организации оцифровки архива и каталогизации технической документации для возможности поиска необходимой информации.

Условия:

Работа в ведущем научно-исследовательском институте, возможность реализации инновационных проектов, комфортные условия для развития;
Место работы: офисы г. Дзержинск (головной офис);
График работы 5/2 с возможностью гибкого формата по согласованию;
Собственная спортивная инфраструктура (тренажерный зал, занятия йогой);
Участие в спортивных и культурно-массовых мероприятиях;
Широкая программа социальной поддержки, ДМС (включая стоматологию), возможность санаторно-курортного лечения, корпоративные программы.