Делопроизводитель ПТО

1. Организация документооборота в строительстве:

• приём, проверка комплектности и регистрация входящей документации: проектной и рабочей документации, изменений к ней, актов (КС‑2, КС‑3, КС‑6а), справок о стоимости выполненных работ (КС‑3), журналов производства работ, исполнительных схем и т. д.;
• оформление и регистрация исходящих документов: писем, запросов, согласований, сопроводительных ведомостей;
• ведение журналов учёта:

- входящей/исходящей корреспонденции;

- исполнительной документации;

- журналов производства работ;

• обеспечение своевременной передачи документов ответственным исполнителям.

2. Работа с технической и исполнительной документацией:

• учёт и регистрация чертежей, схем, спецификаций, ведомостей объёмов работ, смет;
• контроль актуальности версий проектной и рабочей документации (отметки об изменениях, статусах);
• формирование и комплектование папок исполнительной документации по объектам и видам работ;
• подготовка комплектов документов для передачи заказчику, генподрядчику, субподрядчикам, контролирующим органам;
• проверка правильности заполнения актов скрытых работ, ответственных конструкций и иных первичных документов на соответствие нормативам.

3. Взаимодействие с подразделениями и внешними организациями:

• координация обмена документами между ПТО и другими отделами организации;
• взаимодействие с подрядчиками и субподрядчиками по вопросам предоставления исполнительной документации, актов, журналов;
• подготовка и комплектование документов для проверок: Ростехнадзора, стройконтроля, авторского надзора, заказчика;

4. Техническое обеспечение делопроизводства на стройплощадке:

• обслуживание оргтехники на объекте (сканеры, принтеры, копиры);
• поддержка работоспособности электронных систем документооборота (СЭД), облачных хранилищ и баз данных;
• организация сканирования и оцифровки бумажных документов с сохранением структуры папок;
• учёт и закупка канцелярских принадлежностей и материалов для делопроизводства.