Помощник руководителя/офис-менеджер

Я, Директор по персоналу Шилина Ольга, приглашаю в нашу команду помощника руководителя — ключевого звена в обеспечении операционной эффективности офиса и поддержке принятия управленческих решений.

Кто мы?

Мы — инжиниринговая компания с 17-летней историей, реализующая комплексные проекты инженерной инфраструктуры для объектов гражданского и промышленного назначения: театров, школ, больниц, офисных зданий, заводов и аэропортов.

Наши ключевые направления: инженерные системы, автоматизация, электрика, вентиляция.

Среди наших значимых проектов: — Технопарк ИТ-парк (Набережные Челны) — Иннополис (Казань) — КАПО им. Туполева (Казань) — Татарский драматический театр (Набережные Челны) — Завод Haier (Набережные Челны) — Инфекционная больница (Набережные Челны) — Общеобразовательные школы, детские сады (Набережные Челны) — Аэропорт «Бегишево» (Нижнекамск)

Сейчас мы оптимизируем процессы управления и документооборота — и нам нужен помощник директора, который:

🔹 Будет правой рукой в организации рабочего дня и контроле исполнения задач
🔹 Обеспечит порядок в почтовом потоке и внутренней коммуникации
🔹 Возьмёт на себя организационные задачи (канцелярия, офисный быт, логистика)
🔹 Сделает работу офиса безупречно отлаженной системой

Мы ценим ответственность и проактивность — и хотим, чтобы вы не просто помогали, а чувствовали ответственность за комфорт и эффективность работы всего офиса.

Мы ищем не просто исполнителя поручений — мы ищем партнёра, который возьмёт на себя часть рутины, чтобы у нас оставалось больше времени на стратегические решения.

Если вы чувствуете, что умеете организовывать пространство вокруг себя, быстро переключаетесь между задачами и готовы разгрузить руководство от рутинных вопросов — вам точно к нам.

Нам важны люди, которые:

🔹Видят процесс, а не только задачу — «как сделать так, чтобы это повторялось автоматически?»
🔹 Контролируют исполнение и не ждут напоминаний — «я взял в контроль, я довел до конца»
🔹 Готовы выйти за рамки инструкции, если нужно решить вопрос срочно (договориться, найти, организовать)
🔹 Относятся к конфиденциальной информации как к личной тайне

Ваша аккуратность и проактивность — основа нашей общей надёжности.

Чем предстоит заниматься:

✅ Полная поддержка руководителя в ежедневной работе: планирование встреч, постановка и контроль задач, календарь, повышение эффективности команды
✅ Управление входящей и исходящей корреспонденцией: сортировка почты, распределение писем по отделам, контроль ответов, регистрация документов в приемной
✅ Ведение внутреннего документооборота: отслеживание статусов, контроль сроков согласования, подготовка справок и служебных записок
✅ Организация совещаний и встреч с участием директора: формирование повестки, протоколирование, оцифровка результатов в системе, рассылка материалов
✅ Контроль исполнения поручений и задач: постановка задач сотрудникам, напоминание о дедлайнах, проверка статуса закрытия (в системе учёта)
✅ Заказ канцтоваров и материальных запасов: ведение личного кабинета поставщика
✅ Подготовка и проверка презентаций: проверка готовности, оформление раздаточных материалов
✅ Регулирование оптимального рабочего дня и календаря: приоритизация встреч, перенос при конфликте, визуализация календаря
✅ Архивное делопроизводство: систематизация документов по годам, подготовка к архивации, проверка наличия подписей
✅ Координация согласований: взаимодействие с подразделениями для быстрого прохождения документов

Мы ожидаем от вас:

✅ Опыт работы помощником руководителя или секретарём — от 1 года
✅ Навыки работы с электронным документооборотом и задачами
✅ Понимание принципов деловой переписки и этикета
✅ Знание основ архивного делопроизводства и процедуры подготовки документов к архивации
✅ Ответственность и внимательность к деталям (умение видеть ошибки в документах до их отправки)
✅ Грамотная устная и письменная речь
✅ Стрессоустойчивость и умение работать в режиме многозадачности
✅ Готовность обучаться новым инструментам и процессам

Почему «Параллакс Поволжье» — надёжный выбор?

✅ Стабильность в жизни:
— 17 лет на рынке
— 60+ успешно реализованных проектов
— более 20 новых проектов в ближайшие 2 года

✅ Финансовая устойчивость:
— Официальная «белая» заработная плата
— Выплаты дважды в месяц — 14 и 28 числа, без задержек
— 13-я зарплата

✅ Профессиональное развитие:
— Обучение (курсы, вебинары, стажировки)
— Возможность влиять на рабочие процессы в офисе компании

✅ Забота о вас:
— Официальное трудоустройство
— Оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней
— Оплата больничных
— Программа «Всем спорт» — абонемент в фитнес/спортзал в рассрочку и со скидкой
— Комфортная комната приёма пищи
— Массажное кресло «Ямагучи» — это наше «минимум» заботы 😊
— Офис в черте города — трамвайная остановка в 2 минутах ходьбы

Уважаемый будущий коллега, если вы чувствуете, что готовы быть опорой руководителей компании, поддерживать порядок в рабочих процессах и расти вместе с командой — я буду рад с вами познакомиться!

Жду ваши отклики.

Шилина Ольга Павловна
Директор по персоналу
ООО «Параллакс Поволжье»