Офис-менеджер

Российский производитель декоративных штукатурок, красок с эффектами, микроцемента и финишных покрытий.
Мы гордимся своей продукцией: с 2017 года мы создали производство, которое составляет достойную конкуренцию итальянским брендам. В нашей команде важна системность и порядок, поэтому мы ищем ответственного специалиста, который возьмет на себя все вопросы жизнеобеспечения офиса и документооборота.

Чем предстоит заниматься (основные задачи):

Делопроизводство и документооборот:

• Входящая/исходящая корреспонденция: проверка почтовых ящиков (кроме писем отдела продаж), подготовка и отправка писем через Почту России (2 раза в месяц и чаще по необходимости).

• Систематизация и архивация документов: разбор, сканирование и передача копий бухгалтеру/юристу.

• Подшивка документов в соответствии с четкой структурой:

  • Исходящие: Договоры (с актами), ТОРГ-12 (юр.лица), расходные накладные (частные лица), информационные письма и акты сверки.

  • Входящие: Первичная документация (УПД, ТОРГ-12, сч-фактуры) в папках по каждому юр. лицу, контроль получения оригиналов.

• Колеровка: Ведение и архивация заявок на колеровку (пробники, отгрузки, Озон, заказчики) с соблюдением нумерации и подшивкой в папки.

Административная поддержка офиса и руководителя:

• Встреча поставщиков.

• Прием входящих звонков (в отсутствие менеджера).

• Подготовка писем и документов по поручению руководителя.

• Взаимодействие с транспортными компаниями.

• Полив цветов, контроль исправности оргтехники, заказ обслуживания при необходимости.

Хозяйственное обеспечение (заказ всего необходимого) и работа с поставщиками:

• Ответственный за порядок и чистоту: контроль соблюдения правил сотрудниками.

• Коммуникация с поставщиками расходных материалов.

• Зона ответственности «Закупки»: обеспечение наличия расходных материалов:

  • Кухня и быт: вода, чай/кофе, молоко, стаканы.

  • Шоу-рум: канцелярия, средства уборки, образцы.

  • Малярная зона и склад: упаковка для Ozon (коробки), этикетки, наклейки, визитки, планшеты, валики, салфетки, мусорные пакеты.

  • Зона колеровки: инструмент, тара, колеры.

  • Санузел: туалетная бумага, полотенца, хоз. средства.

• Организация такси/доставки для перемещения материалов.

Что мы ждем от кандидата:

• Уверенный пользователь ПК (Excel, Word, почтовые клиенты, 1С будет преимуществом).

• Внимательность к деталям, усидчивость и любовь к порядку в документах.

• Ответственность, пунктуальность, честность.

• Опыт работы с первичной документацией приветствуется.

• Готовность выполнять широкий круг обязанностей (от архива до заказа воды).

• Аккуратность и хозяйственность.

Условия работы:

• Оформление по ТК РФ.

• График работы: 5/2 (с 10:00 до 19:00 или обсуждаемо).

• Работа в офисе (без удаленки, так как работа связана с документами и хозяйственной частью).

• Заработная плата: оклад + KPI (согласовываем с успешным кандидатом).

• Стабильная компания с понятными процессами и уважением к сотрудникам.