Специалист по документообороту

Компания ООО "ДИНЕКС" ищет исполнительного и ответственного специалиста по документообороту для долгосрочного сотрудничества.

ООО «ДИНЕКС» активно развивается в сфере грузовых перевозок с 2016 года. За эти годы мы успели завоевать доверие крупнейших российских компаний-производителей и сетевых ритейлеров, которые сотрудничают с нами на постоянной основе.

В собственности компании автопарк из более чем 50 грузовых машин.

Основные обязанности:

1. Работа с входящей корреспонденцией и ЭДО:

• мониторинг почтовых ящиков и систем ЭДО (СБИС, ДИАДОК);
• обработка писем от перевозчиков, экспедиторов и заказчиков;
• сортировка и фильтрация входящей почты;
• оперативное информирование менеджеров о критических ситуациях.

2. Приём и учёт документов:

• приём документов через email, ЭДО, мессенджеры;
• проверка вложений и регистрация в системе «Умная логистика» (с указанием номеров, дат, перевозчиков, заказов).

3. Проверка документов:

• контроль комплектности (ТРН, акты, доверенности, счета, УПД и др.);
• проверка корректности заполнения (реквизиты, печати, подписи);
• сверка данных с транспортными заявками и тарифами;
• расчёт сумм к оплате, включая дополнительные услуги.

4. Взаимодействие с контрагентами:

• уведомление перевозчиков об ошибках и запрос исправленных документов;
• переписка по вопросам документооборота;
• согласование с менеджерами и руководством.

5. Планирование и контроль платежей:

• формирование и обновление платёжного календаря;
• контроль сроков поступления актов и оплаты;
• предотвращение штрафных санкций.

6. Подготовка и проведение платежей:

• проверка финансовых документов (акты, счета, УПД, путевые листы);
• сверка сумм с договорами и заявками;
• подготовка заявок на оплату и служебных записок;
• формирование платёжных поручений в 1С;
• отправка платежей и ведение платёжного календаря.

7. Оформление закрывающих документов для клиентов:

• подготовка счетов‑фактур, УПД, актов, ТН, ТТН, CMR;
• заполнение реквизитов по законодательству и требованиям заказчиков;
• отправка документов (email, ЭДО, почта, курьер);
• регистрация в учётной системе и архивация.

8. Отчётность и взаимодействие с отделами:

• передача документов в бухгалтерию (раз в месяц);
• координация с логистикой, бухгалтерией, клиентским сервисом;
• подготовка отчётов о платежах и задолженности;
• консультирование сотрудников и клиентов по документам.

Требуемые навыки:

• приветствуется опыт работы в сфере логистики;
• работа с системами ЭДО (СБИС, ДИАДОК);
• владение 1С и учётной системой «Умная логистика»;
• знание требований к оформлению первичных и закрывающих документов;
• умение сверять данные и выявлять расхождения;
• навыки деловой переписки и взаимодействия с контрагентами.

Условия и преимущества:

• Официальное трудоустройство
• Зарплата 60 000 на испытательном сроке
• График работы 5/2, с 9:00 до 18:00
• Уютный офис и дружелюбная команда профессионалов
• Работа в стабильной компании, которая ценит своих сотрудников.

Присоединяйтесь к нам и станьте частью команды, которая движет бизнес вперёд!