Специалист по учетно-хранительской документации

Башкирский государственный театр кукол ищет специалиста, который станет хранителем нашей документальной истории. Нам нужен человек, который сможет навести порядок в текущей документации, привести ее в соответствие с современными стандартами и обеспечить сохранность документов для будущих поколений. Если вы любите точность, системность и хотите работать в атмосфере творчества, приглашаем вас в нашу команду!

Чем предстоит заниматься:

• Разработка локальных актов: Участие в разработке и актуализации инструкции по делопроизводству, положений о структурных подразделениях и других локальных нормативных актов, регламентирующих работу с документами.

• Приведение документации в соответствие с ГОСТами: Системная работа по приведению всей документации организации в соответствие с актуальными требованиями ГОСТ Р 7.0.97, правилами делопроизводства и архивного дела.

• Внедрение единых стандартов: Контроль за соблюдением единых требований к оформлению документов во всех отделах театра, методическая помощь сотрудникам.

• Разработка шаблонов: Создание и актуализация шаблонов организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, служебных записок, актов) для унификации документооборота.

• Регистрация и учет: Ведение учета внутренних документов (приказы по основной деятельности, распоряжения, служебные записки, протоколы совещаний).

• Контроль исполнения: Отслеживание сроков исполнения поручений и внутренних распоряжений руководства.

• Формирование дел текущего делопроизводства: Группировка исполненных документов в папки (дела) в строгом соответствии с номенклатурой дел.

• Контроль за правильностью оформления документов: Экспертиза правильности составления приказов, актов, служебных записок сотрудниками на предмет соответствия ГОСТам, инструкции по делопроизводству и действующему законодательству. Помощь коллегам в исправлении ошибок.

• Комплектование архива: Прием дел от структурных подразделений, проверка качества их оформления и соответствия номенклатуре.

• Обеспечение сохранности: Контроль физического состояния документов, организация их размещения на стеллажах, поддержание порядка в архивохранилище (температурный режим, обеспыливание).

• Учет архивных документов: Ведение книг учета поступления и выбытия дел, составление и актуализация описей (внутренних и для передачи в госархив).

• Использование документов: Выдача дел сотрудникам во временное пользование под расписку, подготовка архивных копий и справок по запросам (например, для подтверждения стажа).

• Подготовка к передаче в госархив: Составление описей на дела постоянного срока хранения и по личному составу, оформление дел для последующей передачи в городской/ведомственный архив согласно законодательству.

• Участие в разработке и актуализации номенклатуры дел организации (сводного перечня всех документов компании).

Наши ожидания от кандидата:

• Образование: среднее профессиональное или высшее (желательно по направлениям «Документоведение», «Архивное дело», «Государственное и муниципальное управление»).

• Опыт работы с документами в бюджетных организациях от 3 лет.

• Глубокое знание основ делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 7.0.97, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ).

• Понимание принципов разработки локальных нормативных актов.

• Внимательность к деталям, аккуратность, педантичность и ответственность.

• Уверенный пользователь ПК (MS Office: Word, Excel; знание систем электронного документооборота будет плюсом).

Мы предлагаем:

• Работа в стабильном государственном учреждении культуры с богатой историей.

• Оформление по ТК РФ, полностью «белая» заработная плата, социальные гарантии.

• График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00.