Администратор Бизнес-Центра / Офис менеджер Бизнес-Центра / Секретарь
Администратор Бизнес-Центра / Офис менеджер Бизнес-Центра / Секретарь
Москва, Люсиновская улица, 36с1
Метро: ДобрынинскаяОписание вакансии
Прием входящих звонков:
- обработка входящих вызовов;
- регистрация и передача сообщений адресатам;
- предоставление первичной информации по вопросам, касающимся работы Бизнес-Центра;
- первичная консультация по вопросам аренды вакантных площадей Бизнес-Центра по телефону, фиксирование обращений потенциальных арендаторов и передача информации ответственным лицам.
Обеспечение жизнедеятельности администрации Бизнес-Центра:
- контроль состояния офисного оборудования и заказ расходных материалов;
- организация и координация обслуживания помещений (уборка, ремонт, обеспечение необходимым оборудованием);
- организация приема гостей и посетителей руководителя;
- обеспечение гостей напитками (чай, кофе, вода) во время встреч.
Работа с документооборотом:
- регистрация входящей и исходящей документации;
- обеспечение хранения и систематизации документов;
- контроль своевременного согласования и подписания документов;
- ведение реестра арендаторов Бизнес-Центра;
- контроль актуальности данных реестров арендаторов.
Контроль расчетов с арендаторами:
- ведение учета выставленных счетов арендаторам;
- контроль своевременного поступления арендных и иных платежей;
- информирование арендаторов о наличии задолженности;
- уведомление должников о необходимости погашения задолженности;
- подготовка и передача руководству информации о состоянии дебиторской задолженности.
Написание и отправка исходящих писем:
- составление писем, служебных записок и других документов;
- отправка корреспонденции почтой, курьером или через электронные каналы.
Инвентаризация:
- учет и контроль наличия материальных ценностей;
- проведение регулярной инвентаризации оборудования и прочих активов;
- составление отчетов по итогам инвентаризации.
Работа с архивом:
- организация и поддержание порядка в архиве;
- систематизация и учет архивных документов;
- обеспечение сохранности архивных данных.
Контроль учета рабочего времени:
- ведение табелей учета рабочего времени сотрудников администрации;
- контроль соблюдения графика работы;
- предоставление данных контроля рабочего времени сотрудников администрации руководству.
Маркетинг и коммуникации:
- разработка информационных материалов для арендаторов и посетителей;
- размещение информации о вакантных площадях на специализированных площадках и ресурсах (сайты коммерческой недвижимости, корпоративный сайт, иные каналы продвижения);
- актуализация информации о вакантных помещениях на рекламных и информационных ресурсах.
Сопровождение IT-систем:
- взаимодействие с IT-службой для решения технических проблем.
Сбор обратной связи:
- проведение опросов и анкетирования среди арендаторов и сотрудников администрации для выявления потребностей и оценки уровня сервиса;
- разработка предложений по улучшению условий работы и обслуживания.
Контроль оборота ключей Бизнес-Центра:
- систематизация и учет ключей;
- координация работы службы безопасности по вопросам хранения ключей;
- контроль наличия копий ключей от помещений арендаторов в тубусах.
Контроль службы клининга:
- координация работы службы клининга на территории бизнес-центра;
- контроль качества уборки помещений и территории;
- своевременное согласование дополнительных работ по уборке при необходимости.
Работа с заявками на ремонт и эксплуатацию:
- прием и регистрация заявок арендаторов и сотрудников администрации на проведение ремонтных и эксплуатационных работ;
- распределение заявок между ответственными службами (эксплуатация, подрядчики и др.);
- контроль сроков и качества исполнения заявок;
- информирование заявителей о статусе выполнения работ.
Навыки
- Административный процесс
- Организация работы сотрудников
- Контроль сотрудников
- Управление офисами
- Администрирование баз данных
- Организация работы приемной
- Пользователь ПК
- Документооборот
- Взаимодействие с курьерскими службами
- Контроль выполнения задач
- Ведение рабочих журналов
- Организация административно-хозяйственного обеспечения
- Организаторские навыки
- Обеспечение жизнедеятельности офиса
- Деловая переписка