Начальник отдела делопроизводства

Требования:

• Организации личного труда и планирования служебного времени; работы с большим объемом информации; систематизации и подготовки аналитического, информационного материала.

• Опыт организационной работы, подготовки мероприятий по направлению деятельности структурного подразделения отдела.

• Владения официально-деловым стилем современного русского языка.
• Владения оргтехникой и средствами коммуникации; ведения документооборота, в том числе ЭДО, знание СЭД DIRECTUM будет преимуществом.
• Отличное знание российского законодательства, регулирующего порядок документирования, хранения и уничтожения документов.
• Умение разрабатывать локальные нормативные акты и инструкции по делопроизводству.
• Опыт работы с большим количеством документов.

Условия:

• Индивидуально согласованный уровень заработной платы по итогам собеседования.
• Оформление согласно ТК РФ.

Должностные обязанности:

• Аудит существующей системы делопроизводства и варианты ее оптимизации.
• Разработка и внедрение стандартов оформления документации.
• Подготовка регламентов и инструкций по ведению делопроизводства.
• Контроль соблюдения сроков исполнения документов и поручений руководства.
• Подготовка проектов документов (деловые письма, приказы, распоряжения).
• Подбор и обучение квалифицированного штата в структурное подразделение отдела делопроизводства в основной офис организации и обособленные подразделения.
• Проверка и корректировка документов для передачи на подпись руководству.
• Ведение регистрационных баз документов в электронном виде, систематизация и хранение документов.
• Прием и регистрация входящей/исходящей корреспонденции.
• Организация процесса отправки и получения корреспонденции и другой информации (с использованием сервисов: Почта России, Pony Express и др.).
• Формирование отчетности по своему подразделению, участие в бюджетировании отдела.
• Оказание методической помощь работникам Общества по вопросам применения локальных нормативных актов и использования методик работы с документами Общества.