Администратор офиса (Шанхай)
Администратор офиса (Шанхай)
Шанхай
Описание вакансии
Мы ищем Администратора офиса в команду Золотого Яблока в Шанхае!
Тебе предстоит заниматься организацией офисной жизни Золотого Яблока: встреча гостей, закупки, помощь коллегам в бытовых вопросах и много другое!
Что нужно делать:
- Построение административных процессов в офисе согласно ценностям Компании.
- Поиск поставщиков и контрагентов для обеспечения жизнедеятельности офиса, заключение договоров.
- Открытие и полный запуск нового офиса.
- Планирование бюджета, аналитика затрат, корректировки бюджета.
- Оформление и сопровождение локальных и международных командировок сотрудников, содействие релокантам в поиске жилья и размещении.
- Обеспечение жизнедеятельности офиса – управление процессом закупки мебели, техники, расходных материалов, продуктов, услуг, согласно стандартам Компании.
- Обработка запросов сотрудников компании и своевременное оказание помощи в решении проблемы (работа с чатами и внутренними программами заявок от сотрудников, очная коммуникация).
- Контроль чистоты и порядка в офисе, работа с клининговой компанией.
- Работа с корреспонденцией, оформление накладных для транспортных компаний, работа с курьерскими службами, работа с посылками и их координирование, оформление писем.
- Организация поздравлений контрагентов с праздниками, закупка подарков.
- Встреча и сопровождение в офисе командировочных сотрудников.
- Взаимодействие с бухгалтерией и юридическим департаментом в части работы с контрагентами.
- Свободное владение русским, китайским и английским языками.
- Опыт координирования офиса численностью не менее 70 человек.
- Опыт работы с договорной документацией, первичной бухгалтерией.
- Опыт работы с бюджетом: планирование, аналитика операционных и капитальных затрат.
- Базовый уровень знания пакета MS Office.
- Знание основ делового этикета, стилей коммуникации и понимание менталитета Китая.
- Умение работать с удаленными командами – штаб-квартирой, локальными поставщиками и контрагентами.
- Высокий уровень самостоятельности и умение брать ответственность.
- Свободное владение русским, китайским и английским языками.
- Любовь к людям, позитивный настрой.
- Готовность к высокому темпу изменений, гибкость ума.
Присоединяйся к Золотому Яблоку и стань частью нашей увлекательной и успешной истории!
Навыки
- Обеспечение жизнедеятельности офиса
- Организаторские навыки
- Прием посетителей
- Закупка товаров и услуг
- Организация встреч
- Документальное сопровождение
- Администрирование
- Первичная бухгалтерская документация