Секретарь офиса

• Делопроизводство: подготовка коммерческих предложений Заказчикам, Информационных писем в суды по утвержденной форме (необходимую информацию представляют коллеги); оформление внутренних документов; выдача оборудования сотрудникам; выдача Заключений (все детально расскажем), выгрузка документации на сервер.

• Документооборот: работа с оргтехникой, регистрация входящей/исходящей корреспонденции,систематизация и архивирование документов, контроль их движения внутри компании; отправка документации курьерскими организациями и штатным курьером; отправка и получение документации через ЭДО.

• Взаимодействие с контрагентами: получение и отправка документов, первичное взаимодействие с представителями других компаний, заказ пропусков в управляющей компании.

• Материально-техническое обеспечение офиса: закупка и распределение офисных принадлежностей, оборудования, воды, сладкого и кофе, заказ корпоративных подарков.

• Управление сервисными договорами: контроль поступающих счетов и передача их в оплату;организация пополнений балансов и осуществление оплаты.

• Организация командировок сотрудников: покупка авиа и ж/д билетов, бронирование гостиниц, частичная помощь сотрудникам в организации логистики с выбором оптимального пути.

• Чай / кофе для клиентов (редко).