Ведущий документовед-секретарь

Описание вакансии

Временная работа на период декретного отпуска основного сотрудника!

Обязанности:

1. Организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя Филиала.

2. Прием и регистрация корреспонденции, направление ее в структурные подразделения.

3. Ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Подготовка документов и материалов, необходимые для работы руководителя.

5. Организация проведения телефонных переговоров начальника Филиала, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания.

6. Составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем.

7. Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем.

8. Ведение учёта получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов текущего архива.

9. Ведение контрольно-регистрационной картотеки.

10. Организация приёма посетителей, содействие в оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

11. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки подготовка и сдача в архив Филиала документальных материалов, составление описей дел, передаваемых на хранение в архив.

12. Работа в ЭДО (1С).

Необходимые знания и навыки:

- организация делопроизводства;

- методы оформления и обработки документов;

- архивное дело (сроки и порядок сдачи дел в архив);

- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

- навыки работы с оргтехникой;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- основы этики и эстетики;

- правила делового общения;