Офис-менеджер
Офис-менеджер
Самара, улица Стара-Загора, 27
Описание вакансии
Обязанности:
- Планирование рабочего дня руководителя: составление графика, организация встреч и контроль расписания.
- Работа с документами: подготовка договоров, писем, отчётов и других деловых бумаг.
- Коммуникация: постоянное общение с сотрудниками, клиентами и партнёрами.
- Решение ежедневных и нестандартных задач: от бронирования билетов до организации мероприятий.
- Организация поездок: бронирование билетов, организация проживания, подготовка документов для поездок и составление маршрутов.
- Приём посетителей: оказание офисного гостеприимства посетителям приёмной руководителя, координация приёма гостей, коллег и партнёров.
- Организация рабочего процесса руководителя. Помощник планирует и координирует рабочий день руководителя, приоритизирует его задачи, включая встречи, совещания и деловые поездки. Ведёт календарь событий и контролирует соблюдение сроков выполнения задач.
- Работа с документами и информацией. Помощник готовит, оформляет и систематизирует служебные и корпоративные документы, контролирует корректность деловой переписки и официальных писем.
- Взаимодействие с подразделениями и внешние контакты. Помощник передаёт поручения руководителя сотрудникам и контролирует их выполнение, координирует взаимодействие руководителя с различными отделами компании по текущим вопросам. При необходимости взаимодействует с внешними организациями и партнёрами, включая подготовку документов, ведение переписки и согласование встреч.
- Контроль и отчётность. Помощник отслеживает выполнение задач и поручений руководителя, готовит краткие сводные материалы о результатах работы, составляет аналитические сводки и краткие обзоры для принятия управленческих решений.
- Соблюдение внутренних стандартов. Помощник соблюдает внутренние регламенты и стандарты компании, обеспечивает конфиденциальность информации, ставшей известной ему в ходе работы.
- 5/2 с 9 до 17:00. Обед с 12 до 13
- Все покажем расскажем.
Навыки
- Деловая переписка
- Договорная работа
- Телефонные переговоры
- Управление офисами
- Прием посетителей
- 1С: Документооборот
- Организация работы приемной
- Хранение документов
- Работа с оргтехникой
- Первичная бухгалтерская документация