Специалист по документообороту

Обязанности:

- Сопровождение действующих заказчиков на всех этапах взаимодействия.

- Обеспечение информационной и документационной поддержки клиентов; контроль своевременности и полноты оформления первичных и финансовых документов (счета, акты, накладные и т.п.).

- Мониторинг корректности начислений и выставления счетов; оперативное устранение ошибок и несоответствий.

- Работа с претензиями клиентов: принятие, документирование, координация рассмотрения, контроль исполнения решений.

- Решение текущих проблем в рамках своих полномочий; эскалация сложных вопросов руководству.

- Обеспечение эффективного кросс‑функционального взаимодействия с отделами продаж, отделом по управлению проектами, бухгалтерией, логистикой, юридическим отделом и др.

- Управление документационным обеспечением оказания услуг (включая БЗ, ДС и прочие внутренние формы).

- Поддержание в актуальном состоянии клиентской базы и статусов по каждому клиенту в отделе продаж или в отделе по управлению проектами

- Участие в формировании прогнозов выручки и сверке факта по сегменту на ежемесячной и отчетной основе.

- Контроль дебиторской задолженности по заказчикам и участие в реализации мер по её минимизации.

- Подготовка аналитических и отчетных материалов для руководства (регулярно и по запросу).

- Подготовка документов для участия в закупках в рамках ФЗ‑44 / ФЗ‑223.

Требования к кандидату:

Обязательные:

- Высшее/неполное высшее образование (экономика, финансы, бухгалтерия, юриспруденция, управление или аналогичное).

- Опыт работы в сопровождении клиентов/документообороте/сервисной поддержке не менее 1–3 лет.

- Знание порядка оформления первичных и финансовых документов, понимание принципов выставления счетов и актов.

- Уверенный пользователь MS Excel (сводные таблицы, базовые формулы).

- Ответственность, внимательность к деталям, организованность, умение работать с большим объемом документов.

- Коммуникабельность и умение вести переговоры с заказчиками и внутренними заказчиками.

Желательные:

- Знание требований ФЗ‑44 / ФЗ‑223 — желателен практический опыт подготовки тендерной документации/участия в закупках.

- Опыт работы с государственными заказчиками и контрактами.

- Опыт работы в продажах или обслуживании.