Менеджер по делопроизводству

В команду юридического управления Университета ИТМО требуется менеджер, задачами которого будет ведение делопроизводства и помощь в обеспечении текущего рабочего процесса.

Чем предстоит заниматься:

• Вести делопроизводство (в том числе с использованием внутренних электронных сервисов), организовывать учет, хранение и архивирование входящей и исходящей корреспонденции и иных документов, отправлять корреспонденцию (как непосредственно, так и через курьерские службы), знакомить сотрудников с локальными нормативными актами;
• Вести учет поступивших в юридическое управление задач, отслеживать их выполнение, вести внутреннюю отчетность;
• Составлять проекты служебных записок, писем и иных документов (в том числе шаблонные документы правового характера);
• Знакомиться с материалами судебных дел, осуществлять их фотографирование и (или) копирование;
• Публиковать информацию (объявления, новости) на внутреннем корпоративном портале, осуществлять рассылку новостей с использованием внутреннего корпоративного портала, поддерживать страницу юридического управления на корпоративном портале в актуальном состоянии;
• Оформлять командировки сотрудников, в том числе заказывать авиа- и железнодорожные билеты, бронировать гостиницы;
• Отвечать на телефонные звонки, фиксировать и передавать служебную информацию другим сотрудникам, организовывать встречи и совещания, проводимые в онлайн и оффлайн форматах;
• Организовывать обеспечение сотрудников необходимыми канцтоварами, расходными материалами, мебелью, офисной техникой и т.д.

• Понимание основ делопроизводства;
• Продвинутый пользователь ПК;
• Навык работы с программным обеспечением, позволяющим оптимизировать/автоматизировать рабочие процессы;
• Опыт работы на аналогичной должности не менее 1 года;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Организаторские способности, ответственность, коммуникабельность, инициативность;
• Наличие юридического образования и опыта использования ИИ в работе приветствуется.

• Уровень заработной платы обсуждаем на собеседовании.