Помощник руководителя организации

Барановичи, улица Проминского, 48

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Осуществление информационно-технической работы с документами.
Подготовка предложения по назначению лиц, ответственных за исполнение документов, осуществление координации их выполнения.
Приём поступающей на рассмотрение директора корреспонденции, документов и личных заявлений.
Составление совместно с директором графика (планирования) его работы, деловых поездок, встреч и пр., принятие мер по его соблюдению.
Осуществление технического обеспечения деятельности директора: заказ билетов, транспорта и пр.; организация встреч, совещаний, переговоров и пр. При необходимости сопровождение директора в деловых поездках, встречах, специальных приемах и пр.; принятие в них непосредственного участия по вопросам, обозначенным директором, доклад об итогах этих мероприятий.
Контроль своевременного рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору, обеспечивает качественное их редактирование.
Осуществление контроля за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль.
Подготовка заседаний и совещаний, проводимых директором: сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация. Ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
Организация проведения телефонных переговоров директора.
Работа с корпоративной почтой Общества, СМДО.
Осуществление связи с организациями, государственными органами и органами местного самоуправления, общественностью, средствами массовой информации для решения вопросов, обозначенных директором.
Ведение делопроизводства.
Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Осуществление сбора материалов и информации с сайтов, станиц социальных сетей конкурентов и партнеров, вышестоящих организаций, иных организаций, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и ежедневное представление их директору.
Ведение и хранение книги замечаний и предложений Общества.
Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, тиражирование, передача и отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
Получение и передача почтовых отправлений, использование знаков почтовой оплаты.
Организация и проведение мероприятий по физической культуре и спорту, праздников и других мероприятий.
Соблюдение правового режима информации, распространение и (или) предоставление которой ограничено.