Специалист сектора документационного обеспечения

Должностные обязанности:

1.Организация работы приемной руководителя, в том числе:

внесение информации в планировщик (органайзер) о планировании рабочего времени руководителя;

информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий, формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций;

организация телефонных переговоров, встреч и мероприятий руководителя, ведение базы телефонных контактов руководителя;

прием и передача информации по приемно-переговорным устройствам, прием и передача телефонограмм, запись принятых сообщений и передача их содержания руководителю;

обеспечение персональных встреч руководителя с должностными лицами различных уровней власти, органов местного самоуправления, представителями организаций и общественных объединений, гражданами;

организация работы с посетителями в приемной руководителя;

осуществление работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания).

2. Организация командировок руководителя:

подготовка проектов нормативных актов о направлении в служебные командировки;

заказ проездных билетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя;

подготовка документов, необходимых руководителю в командировке;

обработка результатов командировки, оформление отчета о командировке.

3. Организация работы с документами в приемной руководителя:

ведение делопроизводства, прием поступающей на имя руководителя корреспонденции, ее систематизация и передача после ее рассмотрения конкретным исполнителям в соответствии с резолюцией руководителя;

прием документов на подпись руководителя;

составление проектов служебных писем, докладных и служебных записок;

размножение служебных документов;

контроль прохождения документов в приемной руководителя (согласование; подписание и утверждение документа);

выполнение машинописных работ с рукописных, машинописных и печатных оригиналов, печатание под диктовку;

осуществление редактирования и форматирования текстов и проектов правовых актов с учетом установленных параметров (требований), выведение документов на бланки;

осуществление печатания Почетных грамот, Благодарственных писем, Благодарностей, приветственных адресов, поздравительных открыток, конвертов, служебных удостоверений;

стенографирование текстов протоколов, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием;

ведение табеля учета использования рабочего времени работников.

4. Организация хранения документов в приемной руководителя:

разработка номенклатуры дел;

формирование и оформление дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с утвержденной номенклатурой дел секретариата руководителя;

подготовка и передача дел в установленные сроки в архив.

5. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя:

обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;

обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой;

заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания;

сервировка чайного (кофейного) стола.