Офис-менеджер

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Офис-менеджера

Согласно приказу Исх. №06-01/001 от 30.01.2026 г.

О создании вакансии «Офис-менеджера»

В целях обеспечения эффективной работы офиса, организации документооборота, взаимодействия с клиентами и ведения учета потенциальных клиентов в СRM-системе, а также в соответствии со штатной потребностью компании.

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории основных специалистов.
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от должности приказом Генерального директора.
1.3. Непосредственно подчиняется Генеральному директору.
1.4. В своей деятельности Офис-менеджер руководствуется:

• законодательством Республики Казахстан;
• Трудовым кодексом Республики Казахстан;
• локальными нормативными актами компании;
• настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности

Офис-менеджер обязан:
2.1. Организовывать и координировать работу офиса, обеспечивая его бесперебойное функционирование.
2.2. Вести документооборот: входящую и исходящую документацию, договора, служебные записки и письма.
2.3. Контролировать исполнение поручений руководства и соблюдение внутренних регламентов компании.
2.4. Обеспечивать своевременное снабжение офиса канцелярией, расходными материалами и оборудованием.
2.5. Организовывать деловую переписку, вести календарь встреч и переговоров руководителя.
2.6. Встречать и сопровождать гостей, организовывать деловые мероприятия и корпоративные встречи. Организация командировок.
2.7. Вести учет рабочего времени сотрудников и контроль посещаемости.
2.8. Взаимодействовать с подрядчиками и сервисными службами по вопросам обслуживания офиса.
2.9. Вести отчётность по расходам офиса и помогать в подготовке финансовых документов при необходимости.
2.10. Умение работать в системе CRM будет преимуществом.

3. Права

Офис-менеджер имеет право:
3.1. Запрашивать необходимую информацию для выполнения своих обязанностей.
3.2. Вносить предложения по улучшению работы офиса и оптимизации процессов.
3.3. Представлять интересы компании в вопросах взаимодействия с поставщиками и подрядчиками в пределах своей компетенции.
3.4. Взаимодействовать со всеми подразделениями компании для координации офисных процессов.

4. Ответственность

Офис-менеджер несёт ответственность за:
4.1. Своевременное и качественное выполнение своих обязанностей.
4.2. Организацию документооборота и сохранность документации.
4.3. Рациональное использование ресурсов офиса и соблюдение внутренних процедур.
4.4. Соблюдение коммерческой тайны и конфиденциальной информации компании.

5. Требования к квалификации

5.1. Обязательные требования:

• опыт работы в административной/офисной поддержке;
• уверенное владение ПК и офисными программами;
• грамотная устная и письменная речь;
• организованность, внимательность, ответственность.

5.2. Будет преимуществом:

• опыт работы в сфере продаж, логистики или управления проектами;
• навыки работы с бухгалтерскими и CRM-системами;
• знание основ документооборота и делопроизводства;
• опыт работы с поставщиками и подрядчиками.

6. Условия работы и оплата труда

6.1. Режим работы: пятидневная рабочая неделя.
6.2. Рабочее время: с 09:00 до 18:00.
6.3. Перерыв на обед: с 13:00 до 14:00.
6.4. Работодатель предоставляет:

• рабочее место;
• оргтехнику;
• служебный телефон при необходимости.
  6.5. Оплата труда Офис-менеджера состоит из: фиксированной заработной платы, определяемой внутренними нормативами компании;
• премий и бонусов по итогам работы, при наличии внутренней мотивационной программы.

7. Ключевые показатели эффективности (KPI) и мотивация

7.1. Основными KPI являются:

• своевременность и качество ведения документооборота;
• эффективность организации офисных процессов;
• своевременное выполнение поручений руководства.

7.2. Возможная премия устанавливается внутренним регламентом компании и выплачивается после достижения установленных показателей.