Офис-менеджер

Компания ООО “Союз Энергетиков Поволжья” — федеральный учебный центр, реализующий государственные и коммерческие образовательные проекты по всей России, ищет в команду Офис-менеджера.

Предстоит заниматься организацией входящего документооборота, сопровождением первичной переписки и коммуникаций с контрагентами, а также поддержкой административных и кадровых процессов.

🔧 Обязанности::

• Приём, учёт и распределение входящей и исходящей корреспонденции (бумажной и электронной);

• Приём входящих звонков, фиксация и перенаправление обращений соответствующим сотрудникам;

• Коммуникация с канцеляриями и профильными подразделениями контрагентов (бухгалтерии, отделы кадров и др.): прозвон и переписка для уточнения статусов по исходящим письмам и документам;

• Ведение журналов/реестров отправленных и входящих писем, контроль сроков исполнения и получения ответов;

• Взаимодействие с привлечёнными исполнителями (по ГПХ/самозанятости): согласование условий, оформление договоров, сбор актов, счетов, запрос чеков от самозанятых, контроль сроков подписания и оплаты, сбор и учёт оригиналов документов;

• Поддержка внутреннего кадрового делопроизводства: помощь кадровому специалисту (работает в удалённом формате) в сборе документов и информации от сотрудников, передаче оригиналов;

• Участие в оптимизации и систематизации внутреннего документооборота.

• Опыт работы в сфере государственной или муниципальной службы / взаимодействия с госструктурами;

• Знание основ делопроизводства, документооборота, понимание бюрократических процедур;

• Навыки коммуникации с представителями профильных подразделений организаций (канцелярии, бухгалтерии, отделы кадров и пр.);

• Внимательность, аккуратность при работе с документами;

• Грамотная письменная и устная речь, уверенное деловое общение (в т.ч. по телефону и почте);

• Опыт работы с привлечёнными исполнителями (фрилансеры, самозанятые, ГПХ) — будет преимуществом;

• Владение базовыми офисными программами и системами учёта;

• Навыки работы с нейросетевыми инструментами приветствуются.

• Заработная плата 50 тыс. руб.
• Оформление по ТК РФ;
• Работа в офисе на территории технопарка «Жигулевская долина» (г. Тольятти);
• График: пн–пт с 9:00 до 17:00;
• Возможность внести вклад в реализацию национальных проектов и государственных программ.