Офис-менеджер

Задачи

Административные:

• Поддержание порядка, уюта и комфорта в офисе;
• организация и обеспечение документооборота компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование, ведение деловой переписки, работа с первичными закрывающими документами от клиентов и контрагентов, систематизация документов;
• приём звонков и обращений, их регистрация и ведение реестров;
• подготовка проектов приказов, деловых писем, служебных записок, запросов, распорядительных документов и иных документов от лица компании, ведение протоколов;
• встреча гостей, организация и проведение деловых встреч и праздничных мероприятий;
• бронь переговорных комнат, их материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения встреч, повестке дня);
• работа с арендаторами: оформление и выдача пропусков, заявок;
• ведение переговоров с контрагентами и поставщиками в пределах своей компетенции;
• ведение базовых отчетов (по командировкам, закупкам, обращениям и пр.);
• ведение реестров и работа с первичными документами (по необходимости);
• travel-поддержка сотрудников: организация служебных командировок (оформление и согласование служебного задания, поиск, бронирование и заказ билетов, гостиниц и трасфера (возможны заграничные командировки), сбор закрывающих документов, консультирование и сопровождение командируемого до полного завершения процесса)4
• оказание административной поддержки сотрудникам.

2. Хозяйственные:

• обеспечение офиса хозяйственными и канцелярскими принадлежностями, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для функционирования офиса (бытовая химия, продукты и напитки, канцелярские товары и прочие расходные материалы), своевременная закупка, приемка, учет, хранение и выдача;
• поддержание чистоты и порядка в офисе, мониторинг состояния общих зон офиса (переговорные комнаты, комната приема пищи: загрузка/разгрузка посудомоечной машины, поддержание работоспособности кофемашины, микроволновой печи и холодильника, уборные комнаты);
• Координация работы клининга, координация поставленных задач, контроль за качеством предоставляемых услуг;

3. Контролирующие:

• осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций, организация своевременного устранения повреждений, взаимодействие с подрядными организациями по техническому обслуживанию офиса.

Отличные организаторские и лидерские навыки, ответственность, пунктуальность, внимательность к деталям, доброжелательность и коммуникабельность. Умение эффективно планировать и распределять задачи. Способность быстро принимать решения и работать в режиме многозадачности.

Знание офисных программ (MS Office) и офисной техники.

Опыт работы с Битрикс24 (либо другими CRM системами).

• график 5/2 с 10:00 до 19:00 в офисе;

• официальное оформление;

• комфортабельный современный бизнес-комплекс класса «А» Comcity, 10 минут от метро Румянцево;

• оплачиваемые больничные и отпуск (28 календарных дней), полностью прозрачная система оплаты труда.