Специалист административно-хозяйственного отдела

1. Осуществляет обеспечение работников Филиала товарно-материальными ценностями (ТМЦ) и основными средствами (ОС) хозяйственного назначения (канцелярия, хозяйственный инвентарь, мебель, бытовая техника и т.д.).

2. Осуществляет консолидацию потребности и формирование заявок на поставку ТМЦ / ОС.

3. Осуществляет получение, ввод в эксплуатацию ОС/ТМЦ, списание/ передача, учет и др. отчетность, включая авансовые отчеты;

4. Осуществляет ведение складского хозяйства, анализ остатков ТМЦ/ОС, контроль за своевременным списанием;

5. Осуществляет участие в инвентаризации ТМЦ/ОС, выполнение функций, связанных с материальной ответственностью.

6. Осуществляет техническое обслуживание (контроль технического состояния, поддержание работоспособности, подготовка к сезонной эксплуатации здания, а также обеспечения санитарно-гигиенических требований к помещениям) и нормальную эксплуатацию административных зданий / сооружений и объектов социально-бытового назначения (административные здания/сооружения и объекты социально-бытового назначения, административно-бытовые здания/комплексы, общежития, вагон-дома, служебное жилье, столовые, прочие социальные объекты, находящиеся на балансе Филиала, а также прилегающие к ним территории) Филиала:

7. Проводит работы по обеспечению правильной эксплуатации инженерных систем устройств и оборудования в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.

8. Проводит анализ и оценку технического состояния объектов.

9. Обеспечивает работников санитарно-бытовыми помещениями в соответствии с действующими нормами, обеспечение правильной их эксплуатации.

10. Осуществляет контроль по обеспечению освещенности и температурного режима объектов в соответствии с санитарными нормами.

11. Организует правильную эксплуатацию и содержание водоочистного оборудования.

12. Участвует в разработке и организации внедрения мероприятий по улучшению социально-бытовых условий на рабочих местах и местах отдыха.

13. Проводит работу с техническими инспекциями и иными государственными органами.

14. Осуществляет размещение и проживание работников Филиала на удаленных месторождениях, включая реализацию койко-мест для персонала подрядных организаций (при наличии).

15. Обеспечивает Филиал следующими видами услуг:

- обеспечение питьевой водой (за исключением скважин и иных локальных водозаборов на месторождениях, цехах, опорных базах промыслов ТО и ТР которых закрепляются за СП ОГ ответственное за энергоснабжение);

- клининговые услуги (работы по уборке административно- хозяйственных помещений Филиала и прилегающих к ним территорий);

- благоустройство, озеленение административных зданий/сооружений и объектов социально-бытового назначения и уборка прилегающих территорий;

- комплексное сервисное обслуживание объектов, в том числе на месторождениях, вахтовых поселков (при наличии), в цехах, опорных базах, бригадах;

- праздничное оформление зданий/сооружений;

- полиграфические услуги и изготовление полиграфической и сувенирной продукции (за исключением рекламной продукции);

- сбор, вывоз и утилизация бытовых отходов административных зданий/сооружений и объектов социально-бытового назначения;

- услуги по отлову бродячих животных;

- прочее сервисное обслуживание (дезинфекция и дератизация объектов, стирка / химчистка (в т.ч. спецодежды) и т.д.

16. Выполняет функции «заказчика услуг»:

- участвует в бизнес-планировании (формирование, контроль и анализ выполнения производственной программы);

- участвует в закупочной деятельности (формирование технических заданий, подготовка технических заключений, участие в выборе исполнителя услуг/поставщика товаров, формирование НМЦ);

- заключает и сопровождает договора, дополнительные соглашения;

- проводит мониторинг деятельности, контроль качества услуг и исполнения договорных обязательств контрагентами;

- принимает выполненные работы/оказанные услуги;

- формирует отчетность, контролирует кредиторскую и дебиторскую задолженность;

- подготавливает документы для проведения претензионной работы.

17. Реализует представительские (протокольные) мероприятия Общества: организация и проведение официальных приемов (в т.ч. организация встречи (проводов), размещение в гостиницах) и обслуживание делегаций и представителей других организаций / государственных органов, участвующих в деловых встречах, заседаниях, переговорах, конференциях, семинарах, специальных поездках и форумах (круглых столов) в Филиале.

18. Осуществляет хозяйственное обслуживание (в т.ч. буфетное обслуживание, оформительские работы и т.д.) совещаний, конференций и иных корпоративных мероприятий (в т.ч. культурно-массовых и спортивно-оздоровительных мероприятий), проводимых в административных зданиях/сооружениях и на объектах социально-бытового назначения Филиала.

19. Осуществляет работы по содержанию и предоставлению в наем служебного жилья, находящегося на балансе Филиала (в том числе контроль за условиями проживания и техническое обслуживание). Производит регистрацию действия по месту пребывания граждан, фактически зарегистрированных в жилом фонде Филиала.

20. Осуществляет работы по приведению административных зданий/сооружений и объектов социально-бытового назначения в соответствие корпоративным стандартам и стилю.

21. Выполняет программы административных зданий/сооружений и объектов социально-бытового назначения Филиала.

22. Участвует в организации работ по подбору (выбору) административных зданий/сооружений и объектов социально-бытового назначения Филиала и организация размещения в них работников.

23. Реализует программы по улучшению социально-бытовых условий работников Филиала.

24. Формирует отчетность, подготовку писем, ответов на запросы, консультации, разработка ЛНД/ОРД, делопроизводство по направлению деятельности.

25. Организует и проводит работу по изготовлению печатей и штампов Филиала.

В части нормативного обеспечения:

26. Обеспечивает разработку и актуализацию локальных нормативных документов в соответствии с законодательством РФ и корпоративными требованиями.

27. Обеспечивает реализацию процедур и требований, содержащихся в локальных нормативных документах ООО «РН-Транспорт» и ПАО «НК «Роснефть», введённых в действие в Филиале, в части возложенной на главного специалиста по административно-хозяйственной деятельности.

28. С целью соблюдения требований валютного законодательства РФ осуществляет своевременное предоставление в финансовый сектор копий договоров, дополнительных соглашений, заключаемых с нерезидентом для оформления паспорта сделки.

29. Осуществляет своевременное оформление первичных бухгалтерских документов для расчетов с нерезидентами, контроль за своевременным исполнением обязательств нерезидента по договору, в том числе своевременным погашением выданных авансов, оплатой переданных ТМЦ, выполненных работ, оказанных услуг по курируемым договорам.

30. Осуществляет формирование отчетности в сроки, установленные локальными нормативными документами, организационно-распорядительными документами, письмами и запросами по направлению деятельности.

31. Осуществляет подготовку писем, ответов на запросы, консультации, разработку локально-нормативных документов/организационно-распорядительных документов, ведет архивное делопроизводство по направлению деятельности.

32. Осуществляет подготовку разовых расчетов, писем, информации и других документов, и сведений по распоряжению директора филиала.

В области ПБОТОС:

33. Соблюдает требования нормативных документов (далее НТД) в области ПБОТОС, предписания органов государственной власти в области ПБОТОС правила внутреннего трудового распорядка.

34. Проходит обязательное обучение (подготовку) и проверку знаний (аттестацию) по охране труда, доврачебной помощи, промышленной, пожарной, экологической и радиационной безопасности, электробезопасности, безопасности дорожного движения в установленных НТД в области ПБОТОС.

35. Немедленно извещает своего непосредственного или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае на производстве, аварии, пожаре, или об ухудшении состояния своего здоровья, в том числе о проявлении острого профессионального заболевания (отравления).

36. Проходит в установленном НТД в области ПБОТОС порядке предварительные (при поступлении на работу) и периодические (в течение трудовой деятельности) медицинские осмотры (обследования).

37. Принимает меры по сохранению обстановки на рабочем месте и состояния оборудования таким, каким они были в момент происшествия (если это не угрожает жизни и здоровью окружающих работников и не вызывает аварии).

38. Правильно применяет выданные СИЗ, по окончании работы не выносят СИЗ за пределы филиала. Аккуратно и бережно относятся к вверенному в пользование имуществу.

39. Обеспечивает правильную организацию рабочего места и безопасное производство работ (рациональное размещение материалов, перемещение деталей, инструментов, приспособлений, запасных частей, их хранения), не допускают загромождения, захламленности проходов и проездов.

40. Знает и выполняет правила содержания и применения имеющихся в СП филиала первичных средств пожаротушения.

41. Участвует в собраниях, совещаниях, посвященных вопросам ПБОТОС.