Координатор департамента маркетинга

Мы ищем талантливого Координатора в Департамент маркетинга.

Ребята из маркетинга делают крутые проекты по привлечению новых пользователей в аудиостриминг Звук, а твоей основной задачей будет их поддержка со стороны документооборота - коммуникации с контрагентами в части документов, коммунникации со смежными департаментами, работа с документами и выстраиванием процессов ДО внутри департамента.

Чем нужно будет заниматься:

Ты будешь взаимодействовать с различными отделами (бухгалтерия, юридический и финансовый департамент, отдел Документооборота) и выстраивать кросс-функциональное взаимодействие с кураторами проектов для обеспечения своевременной обработки документов и своевременной сдачи отчетности. Тебе предстоит заниматься как базовыми задачами - заводить и согласовывать документы в 1С:ДО, обмениваться документацией в ЭДО, так и не стандартными - контролировать и координировать менеджеров в части ДО, проверять сооответсвие проектов и бюджетов, автоматизировать работу отдела. Мы ищем человека, который может работать не только по инструкции, а готов креативно подходить к различным задачам и мыслить “out of the box”

• Организация процесса документооборота маркетинга.
• Обеспечение согласования договоров, дополнительных соглашений, своевременной оплаты счетов, визирования актов приемки-передачи, NDA (Соглашения о неразглашении), заявок, служебных записок, регламентов, инструкций и прочего, используя систему электронного документооборота и в бумажном виде.
• Заведение заявок на согласование в 1С, контроль оплаты, сбор закрывающих документов и отчетов.
• Подготовка отчетности по документам, ведение реестров.
• Контроль проведения тендерных и закупочных процедур: сбор коммерческих предложений от менеджеров, передача в отдел закупок, отслеживание согласования и передача результатов менеджеру.
• Взаимодействие с техническими и коммерческими подразделениями компании в рамках реализации поставленных задач.
• Контроль работы с подрядчиками и поставщиками, отслеживание сроков реализации задач.
• Контроль получения документов от контрагента и их проверка.
• Ежемесячный сбор фактических расходов от менеджеров и занесение их в бюджетную таблицу.
• Ведение и контроль бюджета в паре с менеджером, контроль лимитов.
• Заведение приказов на мероприятия и акции в 1С, согласование приказов, сбор отчетов по ним и передача в бухгалтерию.

Откликайся на вакансию, если ты:

• Уверенный пользователь ПК, MS Office; 1С: Документооборот.
• Твой опыт работы по ведению документооборота от 3 лет.
• У тебя есть понимание первичной бухгалтерской документации и правовых аспектов сопровождения сделок.
• Уменешь "читать" медиапланы, понимаешь предмет договора и специфику услуг в маркетинге.
• Разбираешься в документации на проведение мероприятий и акций.
• Ответственен, внимателен, коммуникабелен , стрессоустойчив, умеешь работать в режиме многозадачности (переключаться с одного вопроса на другой).