Администратор офиса

село Баскудук

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Вести делопроизводство, принимать поступающую корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, либо подготовки ответа;
принимать документы и личные заявления на подпись руководителя;
по поручению руководителя подготавливать и составлять письма, запросы, другие документы необходимые для работы, готовить ответы авторам писем;
вести учет входящей и исходящей корреспонденции посредством штампа распределения корреспонденции (в компьютере и журнале);
организовывать оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими отделы, а также вести учет их расходования и составление установленной отчетности;
принимать товарно-материальные ценности (канцелярские товары, продукты питания и др.) для снабжения офиса, получает в подотчет денежные средства на приобретение материальных ценностей для офиса. заниматься закупом ТМЦ;
отвечать за координацию работ по служебным поездкам работников (авиабилеты, транспортировка, бронирование гостиниц). оформлять документы, связанные с поездками, заявки, командировочные удостоверения;
копировать документы на персональном копировальном аппарате;
организовать отправку почты через курьерские компании, внешней/внутренней почты, корреспонденции;
отправлять по указанию руководителя письма, делать фотокопии, и переплетать документы

Требования:

опыт работы не менее 1 года
знание делопроизводства, правила ведения электронного документооборота, методы оформления и обработки документов, архивное дело;
порядок пользования приемно-переговорными устройствами и оргтехникой;
порядок печатания деловых писем с использованием типовых форм;
знание казахского, русского яз.

Условия: