Офис-менеджер (с функциями помощника руководителя)
Офис-менеджер (с функциями помощника руководителя)
Санкт-Петербург, Большой Сампсониевский проспект, 4-6
Метро: ГорьковскаяОписание вакансии
Совместное предприятие ПАО "СИБУР Холдинг" и ООО "Газпром нефтехим Салават" – ООО «СНХК»
Обязанности:
- ведение учета и регистрации входящей и исходящей корреспонденции, поступающей как в электронном формате на корпоративный почтовый ящик Общества, так и поступающих писем на почтовые отделения;
- ведение договоров и дополнительных соглашений к ним, в том числе нетиповых в зоне ответственности функционала, а также по административно-хозяйственной деятельности, в том числе своевременное закрытие или расторжение договоров;
- осуществление контроля своевременной оплаты и отражения фактических затрат (получение от контрагента закрывающих документов – актов выполненных работ) по действующим договорам в зоне ответственности;
- организация архивного хранения договорных документов, авансовых отчетов, приказов о командировании сотрудников Общества согласно действующего Законодательства в зоне ответственности;
- формирование плана командировок и служебных поездок работников Общества, организация согласования и утверждения плана командировок Общества;
- организация процесса архивного дела (актуализация и контроль процесса в Обществе, архивирование документов в зоне ответственности);
- организация командировки Руководителей (формирование пакета документов, бронирование авиа/ж/д билетов, гостиницы и трансфера в городе командирования;
- сбор отчетных документов для формирования авансового отчета (приказ, посадочные талоны, электронные билеты, подтверждение бронирования гостиницы и т.д.) с его последующим предоставлением в сервисную консалтинговую организацию для возмещения расходов и отчетности относительно Руководителей Общества;
- организация и обеспечение корпоративной мобильной связью в соответствии с утвержденными ЛНА Общества, сопровождение договорной деятельности по услугам мобильной связи (оформление первичной документации на оплату, сверка данных и т.д.)
- формирование и планирование бюджета и мониторинг фактических затрат по статьям бюджета на ежемесячной/квартальной и годовой основе в зоне ответственности по функции;
- разработка и актуализация ЛНА Общества в зоне ответственности;
- организация и обеспечение качественного клининга офисного помещения;
- ведение рабочего календаря Руководителей;
- организация аудио и видеоконференцсвязи для проведения встреч, совещаний, переговоров;
- ведение, оформление, согласование протоколов, встреч/совещаний по поручению Руководителя.
- принципы ведения делопроизводства и требования к подготовке проектов писем, распоряжений, приказов, протоколов и других документов;
- правила составления проколов совещаний и собраний с участием руководителей Общества;
- знание правила и Законодательства ведения архивного дела;
- свободное владение компьютерными навыками: уверенный пользователь ПК (Microsoft office), обязательное знание Excel, Word, PowerPoint, SAP, 1С, КИС ЕСМ, системы ЭДО;
- грамотная устная и письменная речь, умение составлять деловые письма;
- правила и принципы этики делового общения;
- английский язык (не ниже уровня B1);
- фото в резюме обязательно.
Условия:
- современное рабочее пространство, офис в шаговой доступности от м. Площадь Ленина.
- заработная плата согласно штатного расписания, премии за эффективную работу и результат (по итогам квартала и года).
- социальный пакет - ДМС, страхование жизни от несчастных случаев, возможность льготного страхования родственников.
- вакансия на период декретного отпуска основного работника (с 13.04.2026)
- График работы 5/2, с 9.00 до 18.00
Навыки
- Архивирование документов
- Грамотная письменная речь
- Навыки презентации
- Аналитическое мышление
- Коммуникативные навыки