Бизнес-ассистент / Операционный менеджер в команду собственника

О компании
Мы — федеральный интегратор в сфере оснащения образовательных учреждений. С 2007 года реализуем комплексные проекты по поставке интерактивного, лабораторного и IT-оборудования для школ, вузов и детских садов в более чем 50 регионах России. Портфель включает тысячи завершённых проектов, собственные логистические и инженерные компетенции, офисы в Москве и Екатеринбурге.

Руководитель — частный собственник, управляющий диверсифицированным портфелем активов в сферах образования, строительства и IT.

Миссия позиции
Полное освобождение времени собственника от операционных и административных задач за счёт их систематизации, делегирования и жёсткого контроля исполнения. Вы станете ключевым звеном между стратегическими решениями и их практической реализацией, единым центром координации по офису, проектам и личным поручениям.

Это позиция для того, кто мыслит как владелец бизнеса, готов брать на себя операционную ответственность и расти до роли Операционного директора (COO) в среднесрочной перспективе.

Ключевые зоны ответственности

1. Управление эффективностью руководителя

• Полный контроль и интеллектуальное планирование графика собственника: стратегическое календарное планирование, логистика деловых поездок, подготовка материалов для встреч и переговоров.

• Система приоритизации и контроля исполнения поручений: постановка задач команде (в т.ч. от имени руководителя), мониторинг дедлайнов, эскалация срывов.

• Организация и сопровождение личных задач (координация с подрядчиками, организация мероприятий, решение бытовых и административных вопросов).

2. Операционное управление и контроль процессов

• Разработка, внедрение и аудит внутренних регламентов.

• Управление документооборотом: подготовка проектов договоров, актов, счетов, ТЗ для подрядчиков.

• Контроль финансовых потоков: ведение платежного календаря (ДДС), согласование выплат, взаимодействие с бухгалтерией.

• Администрирование работы офиса.

3. Координация команды (25+ чел.) и проектов

• Онбординг и адаптация новых сотрудников, поддержание стандартов работы.

• Мониторинг ключевых показателей (KPI) сотрудников и проектов.

• Оперативное разрешение межфункциональных конфликтов, обеспечение эффективной коммуникации.

4. Взаимодействие с внешним контуром

• Коммуникация с ключевыми клиентами и партнерами по поручению руководителя.

• Подготовка и участие в отраслевых мероприятиях, нетворкинг.

5. Аналитика и оптимизация

• Формирование регулярной отчетности по проектной и финансовой деятельности.

• Выявление узких мест в операционных процессах и инициация улучшений.

• Глубокая работа в CRM (Bitrix24 — обязательно) и аналитических инструментах.

6. Выполнение личных поручений-20% времени.

Требования к кандидату

Обязательные критерии:

• Высшее образование.

• Опыт работы от 3 лет на позиции бизнес-ассистента, офис-менеджера, руководителя проектов или в операционном управлении.

• Экспертный уровень владения Bitrix24 (CRM, задачи, процессы).

• Продвинутый уровень работы с Excel/Google Таблицами (сводные таблицы, сложные формулы, построение отчетов).

• Опыт ведения финансового учета (ДДС, платежный календарь) и работы с первичной документацией.

Ключевые компетенции:

• Системное мышление: Способность видеть взаимосвязи между процессами, проектировать и оптимизировать workflows.

• Проактивность: Умение предвосхищать запросы, работать на опережение, предлагать решения, а не только исполнять указания.

• Навыки управления проектами и задачами: Жёсткий контроль сроков, ресурсов и результатов.

• Стрессоустойчивость и многозадачность: Эффективная работа в условиях высокой нагрузки и частой смены приоритетов.

• Безупречные коммуникативные навыки и деловой этикет.

Условия

• Достойная заработная плата, обсуждается по итогам собеседования.

• Полный день.

• Четкая перспектива карьерного роста до позиции Операционного директора (COO) для кандидата, доказавшего свою эффективность и способность масштабировать процессы.

Отклик на вакансию
Просим в сопроводительном письме ответить на два вопроса:

Опишите, как вы выстраиваете систему контроля исполнения поручений в условиях их большого потока от разных руководителей/отделов.

Приведите пример, когда ваша проактивность позволила предотвратить проблему или существенно оптимизировать регулярный процесс.

Опишите один ваш рабочий день- с последнего места работы