Бизнес-ассистент руководителя в digital-агентство

Deus - это digital-агентство. Мы создаем digital-стратегии, разрабатываем логотипы, запускаем рекламные кампании, разрабатываем сайты и ведем соцсети. У нас ценят свободу, ответственность и результат.

Мы ищем Бизнес-ассистента - правую руку руководителя, универсального специалиста, который возьмет на себя операционное управление и станет ключевым звеном в рабочих процессах. Это не просто секретарская позиция, а возможность глубоко погрузиться в бизнес-процессы digital-агентства и влиять на его эффективность.

Чем предстоит заниматься:

Организация и администрирование:

• Полное сопровождение деятельности руководителя: календарь, встречи, переговоры, поездки.

• Организация жизни офиса: от закупки канцтоваров, воды и кофе до контроля уборки и обеспечения техникой.

• Работа с подрядчиками: поиск и выбор фрилансеров (дизайнеров, копирайтеров), клининговых, курьерских и полиграфических услуг. Контроль исполнения задач.

• Администрирование корпоративных сервисов и программ, контроль за их оплатой.

Документооборот и финансы:

• Ведение полного цикла договорной работы (подготовка, отправка, контроль подписания, хранение).

• Работа с первичными документами: счета, акты, накладные.

• Подготовка коммерческих предложений и смет.

• Ведение документооборота в электронных системах (Яндекс 360, VK Work, Google Docs).

Работа с клиентами и проектами:

• Первичная коммуникация с клиентами (входящие/исходящие звонки, деловая переписка).

• Ведение и актуализация данных в CRM-системе.

• Сопровождение сделок на этапе согласования и подготовки документов.

• Помощь в управлении проектами: распределение задач в таск-трекерах , контроль дедлайнов, сбор отчетов от команды.

Контент и аналитика:

• Администрирование сайтов компании: размещение новостей, кейсов и т.д.

• Подготовка текстов для сайта и соцсетей.

• Ведение и планирование контента в соцсетях агентства, организация фото-/видеосъемок.

• Сбор, анализ и визуализация данных для руководителя (отчеты, дашборды, презентации в PowerPoint или Keynote).

• Анализ базовых показателей сайтов и отчетов SEO-специалиста.

Оптимизация процессов:

• Анализ и оптимизация бизнес-процессов компании.

• Создание и ведение базы знаний, регламентов и инструкций для сотрудников.

• Наставничество для новичков, помощь в адаптации.

Мы ждем от кандидата:

• Опыт работы бизнес-ассистентом, офис-менеджером или аналогичной должности от 1,5-2 лет, приветствуется опыт в digital маркетинге, smm или рекламной сфере.

• Исключительная организованность, многозадачность и инициативность.

• Свободное владение пакетом MS Office (особенно Excel и PowerPoint), Google Docs/Sheets.

• Опыт работы с CRM-системами (например, Bitrix24, amoCRM) и таск-трекерами.

• Умение работать с документами (договоры, счета, акты).

• Грамотная устная и письменная речь, навыки делового общения.

• Понимание основ SMM, контент-менеджмента и веб-аналитики будет серьезным преимуществом.

• Готовность брать на себя ответственность и работать в условиях быстро меняющихся задач.

Мы предлагаем:

• Работу с возможностью влиять на процессы в агентстве.

• Гибкий график (начало дня с 9:00 до 10:30) и современный офис в центре города Одинцово.

• Возможность профессионального роста до позиции Head of Operations или Project Manager.

• Обучающие курсы за счет компании и регулярное участие в профессиональных мероприятиях.

• Молодую, дружную команду и атмосферу взаимопомощи.

• Самый лучший кофе в офисе, который вы поможете нам выбрать :)

Как откликнуться:
Если вы чувствуете в себе силы и желание стать нашим «центром управления полетами», отправляйте свое резюме и напишите в чат. В сообщении кратко (3-4 предложения) напишите, почему вам интересна эта роль именно в digital-агентстве.