Архивариус

Обязанности

• Организация и ведение архивного дела и научно-техническая обработка документов Общества в полном объеме в соответствии с законодательством РК.

• Самостоятельное оформление, формирование и переплет архивных дел; комплектование документов; подготовка описей дел постоянного/временного хранения и по личному составу; оформление актов приема-передачи; контроль правильности формирования и полноты дел.

• Разработка, ведение, актуализация и контроль номенклатуры дел; согласование и доведение до подразделений; консультирование по применению; интеграция номенклатуры в СЭД/электронный архив.

• Обеспечение сохранности и целостности документации на бумажных и электронных носителях, соблюдение сроков хранения.

• Экспертиза ценности документов: отбор на постоянное/временное хранение, по личному составу; подготовка материалов на уничтожение и контроль процедур.

• Техническая подготовка дел к хранению/передаче: обеспыливание, картонирование, опечатывание коробок (при необходимости); подшивка, нумерация листов, оформление титульных листов, листов-заверителей, ярлыков, внутренней описи; подготовка дел к передаче в гос./ведомственные архивы при необходимости.

• Функции секретаря экспертной комиссии: организация заседаний, подготовка материалов, ведение протоколов; оформление актов на уничтожение, контроль процесса уничтожения; участие в передаче дел в гос./ведомственные архивы при необходимости.

• Прием документов от подразделений на хранение: проверка комплектности и состояния; регистрация, присвоение инвентарных номеров; шифрование/перешифровка; систематизация и размещение на стеллажах, топографирование.

• Организация и контроль сканирования/оцифровки; создание электронных копий, соответствующих бумажным оригиналам; загрузка в электронный архив (индексация, поиск, разграничение доступа); контроль метаданных и соответствия бумажного и электронного архива.

• Выдача архивных документов/копий по запросам работников, госорганов или граждан: обязательная регистрация, контроль сроков возврата; подготовка официальных справок, копий, выписок, дубликатов.

• Методическая помощь подразделениям по вопросам ДОУ и делопроизводства, экспертизы ценности, формирования дел и подготовки документов к архивному хранению.

• Соблюдение архивного законодательства РК и внутренних нормативных актов Общества; обеспечение конфиденциальности, защиты персональных данных и коммерческой тайны.

Требования

• Образование: высшее (или послевузовское) либо техническое и профессиональное (средне-специальное) по соответствующей специальности/квалификации.

  Опыт: не менее 3 лет по профилю.

  Знания и навыки:

• Организация архивного дела: формирование, комплектование, систематизация, учет, хранение и использование документов на бумажных и электронных носителях.

• Номенклатура дел и экспертиза ценности: оформление дел постоянного/временного хранения и по личному составу; акты на уничтожение; взаимодействие с гос./ведомственными архивами при необходимости.

• Оцифровка и ведение электронного архива, контроль соответствия бумажных и электронных копий.

• Владение MS Word, Excel; системами электронного документооборота и ИТ-инструментами в архивном деле.

• Знание законодательства РК в части архивного дела и документационного обеспечения управления, а также профильных законов (в т.ч. об электронном документе и ЭЦП, об информатизации, о противодействии коррупции и др.).

• Работа с конфиденциальной/служебной/коммерческой информацией.

Условия

• Профессиональный рост: обучение, тренинги, карьерное продвижение, инвестиции в развитие персонала.
• Конкурентная заработная плата, обсуждаемая по итогам собеседования и с учетом опыта и квалификации.
• Ежеквартальные премии до 1 оклада за достижение KPI, премии к государственным праздникам.
• Социальные гарантии согласно ТК РК (оплачиваемый отпуск, больничные и пр.).
• Социальный пакет: медицинское страхование для сотрудников и 3 членов семьи, материальная помощь к отпуску и пособие на санаторно-курортное лечение, коллективный договор.
• Корпоративная культура: открытые коммуникации, доверие, командные мероприятия, взаимопомощь, спортивные активности.
• Пятидневная рабочая неделя с 8:00 до 17:00 (с перерывом на обед)
• Служебный транспорт (развозка) до/с места работы.
• Возможны краткосрочные командировки в г.Астана