Business Development в международных выездных мероприятиях

Миссия позиции: Организовать и обеспечить безупречное проведение международного бизнес-визита топ-менеджмента крупнейших российских корпораций в Китай, в рамках которого делегация получит максимальную практическую ценность от встреч с лидерами рынка в Китае. Достичь полного соответствия программы, состава участников и результатов визита стратегическим целям заказчика, управляя в части контента и встреч всеми операционными, логистическими и финансовыми аспектами проекта в рамках установленного бюджета.

Формат работы: Проектная работа

Подчинение: Проектному менеджеру

Особенность проекта:

• Работа с VIP-делегацией высшего руководства крупнейших российских корпораций.
• Фокус на проработку глубокого экспертного контента, а не на формальные или туристические мероприятия.
• Необходимость вести переговоры и добиваться согласований с представителями крупнейших китайских компаний (гигантов рынка).
• Комплексная ответственность: от стратегического планирования и исследований до юридического и финансового сопровождения контрактов в части взаимодействия с китайской стороной (подрядчики, китайские компании).
• Высокие требования к конфиденциальности и качеству исполнения.

Затраты на сопровождение делегации: если сопровождение делегации согласовано с Заказчиком, затраты на А/Б, отель и питание покрывает «ВИУМ»

Функционал и основные задачи:

1. Стратегическое планирование и исследование:

• Проведение ресерча для выбора и оценки китайских компаний-гигантов, имеющих релевантный и доказанный опыт в нухных Заказчику сферах (возможно привлечение подрядчика по аналитике – тогда контроль качества исполнения подрядчиком).
• Анализ и подготовка кейсов по целевым компаниям для обоснования выбора(возможно привлечение подрядчика – тогда контроль качества исполнения подрядчиком).
• Разработка совместно с клиентом первичной повестки визита, отвечающей их стратегическим задачам.

2. Организация и согласование бизнес-встреч:

• Взаимодействие с выбранным китайским подрядчиком, который является основным партнером по организации программы в Китае.
• Поиск, оценка и выбор дополнительных китайских подрядчиков-агентов, специализирующихся на организации бизнес-визитов высокого уровня в случае если визиты в какие-то визиты не могут быть организованы основным подрядчиком (учет и контроль бюджета на такие работы);
• Проработка совместно с командой Заказчика детальной повестки для каждой принимающей компании:
  • Согласование финального списка вопросов в рамках повестки для обсуждения в каждой принимающей компании.
  • Согласование финальной повестки с китайскими компаниями (списка вопросов, которые они готовы обсуждать открыто, а какие нет).
  • Ключевая задача: Состава участников с китайской стороны, который должен соответствовать уровню делегации и исключать участие только PR/GR-менеджеров.
• Получение и согласование фото-отчетов о местах проведения встреч (конференц-залы, exhibition hall) до визита.

3. Контентная часть – лекции:

• Проработка с заказчиком лекций, которые должны быть в программе (как в Китае так и в России)
• Поиск и согласование лекторов с заказчиком
• Бриф преподавателей (указание на то, что дизайн должен быть подготовлен в стиле заказчика)
• Контроль проведения лекций

4. Мастер презентация программы:

• Передача всех материалов, необходимых для подготовки мастер-презентации (основной презентации программы для участников), Проектному менеджеру и дизайнеру в работу;

5. Организация платежей китайским контрагентам через агента:

• Договор с агентом: заключение договора с проверенным платежным агентом, имеющим опыт и возможности для легального проведения расчетов между Россией и Китаем в рамках действующего валютного законодательства или с банком «Точка».
• Подготовка платежного пакета: Формирование полного пакета документов для агента и банка, необходимого для проведения каждого международного платежа. Включает, но не ограничивается: договоры с китайскими подрядчиками (с заверенным переводом если банк запросит), инвойсы, обоснование платежа.
• Проведение транзакции: Организация и контроль за своевременным проведением платежа в валюте контракта (чаще всего CNY/USD) через агента: передача подготовленного пакета, отслеживание статуса, решение возникающих вопросов с банком или агентом.
• Закрывающие документы по платежу: После проведения оплаты — обеспечение получения от агента всех подтверждающих документов (банковские выписки, SWIFT-подтверждения). Подготовка полного комплекта закрывающих финансовых документов по каждому платежу (акты, инвойсы, подтверждения оплаты) как для внутреннего учета ВИУМ, так и для передачи китайскому подрядчику (для подписания актов с их стороны).
• Взаимодействие с банком: Передача в банк ВИУМ (или в бухгалтерию) полного легитимного пакета документов по сделке (договор + основание платежа + подтверждение оплаты + акты) для целей валютного контроля и бухгалтерского учета.

6. Операционное и логистическое обеспечение (контентная часть):

• Поиск, отбор и организация работы квалифицированных синхронных переводчиков.
• Подготовка офферов подрядчикам, согласование бюджета, постановка задач и ожиданий.
• Личное присутствие на всех бизнес-встречах в Китае для контроля качества:
  • Соответствие повестке и заявленному составу участников.
  • Реакция делегации и оперативное решение возникающих вопросов.
• Организация фиксации результатов встреч (фоллоап):
  • Ведение или контроль ведения тезисных записей во время встречи.
  • Структурирование, оформление и передача фоллуап материалов заказчику.
  • Получение всех презентаций от китайцев и передача их заказчику.

7. Организация подарков для представителей китайских компаний:

• Подбор подарков для команды китайского подрядчика, а также команд принимающих компаний. Подарки должны соответствовать должностям участников;
• Подарки должны быть согласованы с Заказчиком;
• Бюджет на подарки должен быть согласован с Проектным менеджером и заказчиком;