Офис-менеджер

Контроль за работой поставщика, предоставляющего услуги по уборке помещений офиса, производства и территории фабрики: оформление заявки на оказание услуг по уборке фабрики и контроль платежей; проведение внутренних встреч и переговоров с поставщиком, корректировка технических условий, подтверждение коммерческих предложений; координирует деятельность поставщика, в том числе согласовывает доступ сотрудников поставщика на фабрику и перемещения стройматериалов/расходных материалов; проводит ежедневные обходы фабрики с целью контроля качества услуг, предоставляемых поставщиком; проводит аудит GMP совместно со специалистами отдела контроля качества; оформление заявки и контроль обслуживания МТК (мобильных туалетных кабин);

Контроль за работой поставщика, предоставляющего услуги по питанию работников: оформление заявки на оказание услуг по питанию работников фабрики и контроль платежей; проведение внутренних встреч и переговоров с поставщиком, корректировка технических условий, подтверждение коммерческих предложений; координирует деятельность поставщика, в том числе согласовывает доступ сотрудников поставщика на фабрику и перемещения стройматериалов/расходных материалов; выполняет ежедневные проверки качества питания, дает рекомендации (при необходимости) для изменения рецептов; проводит аудит GMP совместно со специалистами отдела контроля качества; покупка нового оборудования (оформление заявки на покупку и контроль платежей);

Контроль за работой поставщика, предоставляющего услуги по транспортировке работников: оформление заявки на оказание услуг по транспортировке работников фабрики и контроль платежей; проведение внутренних встреч и переговоров с поставщиком, корректировка технических условий, подтверждение коммерческих предложений; выполняет проверки качества перевозки, соблюдение перевозчиком правил безопасности перевозки пассажиров согласно законодательству и норм, установленных компанией; проводит аудит GMP совместно со специалистами отдела контроля качества; покупка нового оборудования (оформление заявки на покупку и контроль платежей);

Обеспечение делопроизводства и документооборота фабрики: работа с приказами по общей деятельности: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт и хранение; подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности фабрики, а также проверка правильности оформления проектов документов; работа с входящей корреспонденцией: приём, регистрация, передача адресату, учёт и хранение; работа с исходящей корреспонденцией: регистрация, передача, учёт и хранение; организация отправки и получения всех видов корреспонденции, в том числе с использованием курьерских и почтовых служб; оформление доверенностей на получение корреспонденции и товарно-материальных ценностей; организация подписания и хранения всех видов доверенностей и копий уставных документов компании; обеспечение сохранности и архивирования документации по общей деятельности;

Организация совещаний и встреч: подготовка совещаний и заседаний: оповещение участников о времени и месте проведения, формирование повестки; организация аудио и телеконференций, в том числе подготовка переговорных комнат и контроль работоспособности необходимого оборудования и средств связи (силами IS); ведение и оформление протокола совещаний и встреч; по необходимости подготовка презентаций и рабочих материалов для всех видов собраний;

Организация и сопровождение визитов на фабрику коллег и партнеров: визовая поддержка: оформление и перевод приглашений и гарантийных писем, либо организация работ контрагентов, оказывающих соответствующие услуги; осуществление устного последовательного перевода во время встреч, презентаций или рабочих совещаний; организация визитов коллег и партнеров на фабрику: заказ трансфера, подготовка расписания встреч и доведение задач до списка ответственных сотрудников; подготовка и выдача специальной одежды, обуви и средств защиты для гостей фабрики;

Сопровождение служебных командировок сотрудников: поддержка при заказе авиа и железнодорожных билетов, бронировании гостиниц в соответствии со стандартными процедурами и политиками компании;

Поддержание жизнедеятельности фабрики: закупка мебели, канцтоваров и других материалов для офиса; контроль чистоты в офисных помещениях;

Планирование и контроль бюджета на услуги: участие в планировании годового бюджета на услуги (питание, клининг, транспортировка), на мебель, канцтовары, другие материалы для обеспечения жизнедеятельности офиса; ежемесячный контроль исполнения бюджета, выявление причин превышения или экономии бюджета;

Взаимодействие поставщиками различных услуг (курьерские и почтовые службы, транспортные компании, поставщики расходных материалов и продуктов для внутреннего потребления и т.д.) и отделом закупок с целью выполнения должностных обязанностей.

Высшее экономическое образование

Опыт работы от 3 лет в аналогичной должности.

Специальные знания и навыки: грамотная устная и письменная речь; развитые навыки деловой коммуникации и переписки; навыки эффективного общения с внутренними и внешними партнерами; основы организации делопроизводства и документооборота; уверенное владение ПК и оргтехникой; продвинутое владение программным обеспечением (пакет Microsoft Office); навыки создания и ведения презентаций; навыки планирования и контроля бюджета на услуги; свободное владение разговорным и письменным английским языком.