Секретарь - Офис-менеджер

Обязанности:

1. Административно-хозяйственное обеспечение офиса:

- Поддержание порядка и чистоты в офисе, организация уборки.

- Закупка канцелярских товаров, хозяйственных принадлежностей, воды, чая/кофе и прочих расходных материалов.

- Обслуживание оргтехники (принтеры, МФУ) и кофемашины, вызов специалистов при необходимости.

- Заключение и контроль договоров (интернет, обслуживание техники, уборка, растения и т.д.).

- Встреча гостей.

2. Документооборот и поддержка руководства и команды:

- Подготовка, оформление и регистрация входящей/исходящей корреспонденции (письма, счета, акты).

- Помощь руководителю в организации графика, подготовке простых документов.

- Организация командировок для сотрудников: бронирование билетов (авиа, ж/д), отелей, оформление страховок.

- Сбор и подготовка авансовых и отчетных документов по командировкам.

- Бронирование столиков в ресторанах, заказ такси.

- Отправка документов и корреспонденции в филиалы и партнерам (курьерские службы, почта).

3. Прочие задачи:

- Подготовка приказов (на отпуск, командировку) по указанию руководителя, ведение табеля учета рабочего времени.

- Оформление входящих/исходящих документов по сотрудникам.

- Помощь в организации корпоративных мероприятий (дни рождения, праздники).

- Выполнение разовых поручений руководителя и сотрудников.

- Звонки и назначение встреч потенциальным партнерам.

Требования:

Уверенное пользование ПК (MS Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

- Грамотная устная и письменная речь.

- Навыки организации и умение работать с большим объемом разноплановых задач.